Wird das Fahrzeug durch den freien Mitarbeiter nicht privat genutzt, stellt sich die Sachlage zunächst recht einfach dar.
Eine Behandlung als Betriebseinnahme auf Ebene des freien Mitarbeiters scheidet aus. So hat der BFH festgestellt, dass sich die Gestellung eines Kraftfahrzeugs gewinnmäßig nicht auswirkt, wenn ein Steuerpflichtiger das Fahrzeug ausschließlich für betriebliche Zwecke verwendet.[1]
Die betriebliche Nutzung ist Betriebsausgabe des Auftraggebers, da die Fahrten des freien Mitarbeiters ausschließlich für Zwecke erfolgt, die seinem Betrieb dienen. Soweit die auf Ebene des Auftraggebers angefallenen Kosten mit Vorsteuer belastet sind, sind diese hier abzugsfähig, wenn die allgemeinen Voraussetzungen erfüllt sind.
Insbesondere muss in diesem Zusammenhang darauf geachtet werden, dass die Rechnungen als Leistungsempfänger den Namen des Auftraggebers ausweisen. Davon ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR netto.[2]
Problematik: Nachweis der ausschließlich betrieblichen Nutzung
Die Verpflichtung des Nachweises, dass keine private Nutzung stattgefunden hat, trifft den freien Mitarbeiter. Dabei gelten die allgemeinen Grundsätze für die Privatnutzung von Betriebs-Pkw, die auch auf Fälle der Gestellung von Fahrzeugen durch einen Auftraggeber anzuwenden sind.[3] Ein lückenloser Nachweis kann nur durch ein Fahrtenbuch geführt werden, das alle formalen Voraussetzungen erfüllt, die die Rechtsprechung und die Verwaltung fordern.[4]
Wird kein Fahrtenbuch geführt oder ist dieses formell nicht ordnungsgemäß, geht die Finanzverwaltung davon aus, dass ein Betriebs-Pkw auch für private Fahrten zur Verfügung steht, sodass ein Privatanteil anzusetzen ist. Nur in Ausnahmefällen darf dieses unterbleiben:
- Für private Fahrten stehen andere Fahrzeuge zur Verfügung, die dem betrieblichen Fahrzeug in Status und Gebrauchswert vergleichbar sind[5]
- Eine private Nutzung ist bereits durch die Art des Fahrzeugs ausgeschlossen und erfolgt auch nicht. Dieses betrifft z. B. Werkstattwagen oder Lkw. Fahrschulwagen fallen aber nicht unter die Gruppe der Fahrzeuge, bei denen eine private Nutzung tatsächlich ausgeschlossen ist.[6]
- Eine private Nutzung ist vertraglich ausgeschlossen und erfolgt auch nicht.
Die bloße Behauptung, das betriebliche Fahrzeug werde nicht für Privatfahrten genutzt oder Privatfahrten würden ausschließlich mit anderen Fahrzeugen durchgeführt, genügt nicht, um den Ansatz eines Privatanteils auszuschließen. Hier gilt der vom BFH aufgestellte Anscheinsbeweis, dass ein zur Verfügung stehendes Fahrzeug auch privat genutzt wird.[7] Der Anscheinsbeweis kann durch den Gegenbeweis entkräftet oder erschüttert werden. Hierzu bedarf es jedoch nicht des Beweises des Gegenteils. Es genügt vielmehr, dass ein Sachverhalt dargelegt wird, der die ernstliche Möglichkeit eines anderen als des der allgemeinen Erfahrung entsprechenden Geschehensablaufs ergibt.[8] Das Verbot des Arbeitgebers, das Fahrzeug privat zu nutzen, kann ausreichen, den Anscheinsbeweis zu erschüttern, sofern es nicht nur zum Schein ausgesprochen worden ist.[9]
Nach Auffassung des FG Münster spricht jedoch die allgemeine Lebenserfahrung (hier: bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer) dafür, dass ein zur Nutzung überlassenes betriebliches Fahrzeug auch privat genutzt wird. Dies gelte auch bei einem Privatnutzungsverbot, wenn keine organisatorischen Maßnahmen getroffen werden, die eine private Nutzung ausschließen[10].
Wie kann sich der Auftraggeber in diesen Fällen absichern?
Zunächst sollte zwischen Auftraggeber und freiem Mitarbeiter eine eindeutige Vereinbarung abgeschlossen werden, die zum Inhalt hat, dass eine Nutzung des überlassenen Fahrzeugs nur für Fahrten zulässig ist, die für Zwecke des Auftraggebers erfolgen. Darüber dürfte es ratsam sein, dass sich der Auftraggeber nach Ablauf jeden Kalenderjahrs von seinem freien Mitarbeiter bestätigen lässt, dass er keine privaten Fahrten unternommen hat. Das FG Münster verlangt eine Beweisvorsorge, z. B. durch die Führung eines Fahrtenbuches oder sonstiger Aufzeichnungen, damit objektiv überprüfbar ist, wie der Pkw tatsächlich genutzt wurde.[11]
Hält der freie Mitarbeiter sich nicht an die Vereinbarung oder führt er keine entsprechenden Aufzeichnungen, entsteht für den Auftraggeber ein steuerliches Risiko. Der Nutzungsanteil, der bei dem freien Mitarbeiter privat veranlasst ist, stellt beim Auftraggeber Betriebsausgabe dar. Die private Nutzungsmöglichkeit ist aus seiner Sicht ein zusätzliches Honorar an seinen freien Mitarbeiter. Allerdings hat er in gleicher Höhe eine Einnahme anzusetzen (s. das Beispiel unter 2.2). Auf seinen Gewinn hat der Vorgang somit im Ergebnis keine Auswirkung. Umsatzsteuerlich muss er die Einnahme jedoch versteuern. Der Vorsteueranspruch hinsichtlich der zusätzlichen Honorarzahlung würde jedoch verloren gehen, soweit für diesen Teil des Honorars keine ordnungsgemäße Rechnung vorgewiesen werden kann.
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