Personalplanung: Aufgaben und Prozesse / 2.2 Prognose des Bruttopersonalbedarfs

Jens Harmeier

Einsatzbedarf und Reservebedarf berücksichtigen

So simpel die bloße Berechnung des Nettopersonalbedarfs ist, umso herausfordernder ist die Prognose des Bruttopersonalbedarfs. Dieser setzt sich zusammen aus dem Einsatzbedarf und dem Reservebedarf. Beim Einsatzbedarf handelt es sich um jenen Bedarf, der zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben eingeplant wird. Zusätzlich ist ein Reservebedarf zu bestimmen, um Auslastungsspitzen, kurzfristige Ausfälle und Abwesenheiten ausgleichen zu können. Der Reservebedarf ergibt sich überwiegend aus unbezahlten Fehlzeiten. Er wird dem Einsatzbedarf zugeschlagen. Zur Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs können verschiedene quantitative und qualitative Methoden angewendet werden.

2.2.1 Methoden zur quantitativen Personalbedarfsermittlung

Bei den Methoden zur quantitativen Personalbedarfsermittlung kann zwischen einfachen intuitiven, arbeitswissenschaftlichen und mathematischen Methoden zu unterscheiden. Die wichtigsten werden im Folgenden vorgestellt.

Schätzverfahren

Zu den leicht anzuwendenden intuitiven Methoden gehören insbesondere Schätzverfahren, die in der Praxis häufig angewendet werden. Bei diesen Verfahren wird der Personalbedarf für die Planungsperiode in der Regel von Führungskräften geschätzt. Ergänzend können auch Schätzungen von Externen, z. B. Unternehmensberatern, oder Ergebnisse aus Benchmarking-Studien in das Schätzergebnis einfließen. Allerdings besteht bei diesen subjektiven Verfahren die Gefahr von Fehleinschätzungen.

Stellenbesetzungsmethode

Eine weitere intuitive Methode ist die Stellenbesetzungsmethode. Dabei werden Stellenbesetzungspläne in die Zukunft fortgeschrieben. In einem Stellenbesetzungsplan werden die Stellen auf allen Ebenen im Unternehmen dargelegt. Zusätzlich enthält er Angaben zur aktuellen Besetzung. Die Anwendung dieser Methode setzt voraus, dass die Stellenbesetzungspläne regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Abbildung 3 zeigt beispielhaft den Stellenbesetzungsplan eines mittelständischen kunststoffverarbeitenden Unternehmen.

Abb. 3: Beispiel eines Stellenplans

Quelle: Eisele, D./Doyé, T.: Praxisorientierte Personalwirtschaftslehre – Wertschöpfungskette Personal, 7., vollständig überarbeitete Auflage, Stuttgart 2010, S. 58 (modifiziert)

Kennzahlenmethode

Darüber hinaus lassen sich Kennzahlen bei der quantitativen Personalbedarfsermittlung einsetzen. Bei der Anwendung der Kennzahlenmethode wird davon ausgegangen, dass es zwischen dem quantitativen Personalbedarf und einem oder mehreren Bezugsgrößen eine stabile Beziehung gibt. Dies bedeutet, dass eine Veränderung an einer Bezugsgröße auch eine entsprechende Veränderung beim Personalbedarf nach sich zieht. Mögliche Bezugsgrößen sind die Arbeitsmenge, der Umsatz, Aufträge, Serviceleistungen oder Kunden. In der Praxis gebräuchliche Kennzahlen sind:

die Arbeitsproduktivität je Mitarbeiter,
der Umsatz je Mitarbeiter,
die Anzahl von Aufträgen je Vertriebsaußendienstmitarbeiter,
die Anzahl der betreuten Kunden je Vertriebsinnendienstmitarbeiter oder
die Anzahl von Buchungen im Rechnungswesen.

Voraussetzung bei der Anwendung der Kennzahlen ist, dass die für die Kennzahlenbildung benötigten Daten im Unternehmen zur Verfügung stehen und erhoben werden.

Praxis-Beispiel

Personalbedarfsermittlung mithilfe des Umsatzes^{^[1]}

Im Vertrieb eines Unternehmens soll der Personalbedarf für das kommende Geschäftsjahr mithilfe des Planumsatzes und des Umsatzes des vergangenen Geschäftsjahres ermittelt werden. Es liegen folgende Zahlen vor:

Planumsatz (Umsatz für das neue Geschäftsjahr): 2 Mio. Euro
Anzahl der Mitarbeiter im Vertrieb im vergangen Geschäftsjahr: 30 Mitarbeiter
Umsatz im vergangenen Geschäftsjahr: 1,5 Mio. Euro.

Der Personalbedarf ergibt sich aus folgender Formel: Planumsatz * Anzahl der Vertriebsmitarbeiter im vergangenen Geschäftsjahr / Umsatz im vergangenen Geschäftsjahr, also:

Personalbedarf = 2 Mio. Euro * 30 Mitarbeiter / 1,5 Mio. Euro = 40 Mitarbeiter

Es sind somit 10 zusätzliche Mitarbeiter einzuplanen.

Personalbemessungsverfahren

Ferner ist eine quantitative Personalbedarfsplanung mithilfe von Personalbemessungsverfahren möglich. Bei diesen Verfahren wird der Personalbedarf aus der Arbeitsmenge, dem Zeitbedarf pro Arbeitseinheit und der Arbeitszeit je Mitarbeiter nach folgender Formel ermittelt:

Personalbedarf = Arbeitsmenge * Zeitbedarf pro Arbeitseinheit / Arbeitszeit pro Mitarbeiter

Um von diesem Nettopersonalbedarf zum Bruttopersonalbedarf zu gelangen, ist noch ein Zuschlag zu addieren, mit dem Rüst-, Verteil-, Erholungs- und Sonderfehlzeiten von Mitarbeitern berücksichtigt werden.

Praxis-Beispiel

Personalbedarfsermittlung im Versand^{^[2]}

Im Versand eines Unternehmens wurde folgender Nettopersonalbedarf ermittelt:

Arbeitsgang	Arbeitszeit (Minuten je Vorgang)	Vorgangsmenge (Stück je Arbeitstag)	Kapazitätsbedarf (Arbeitsstunden je Arbeitstag)	Personalbedarf (Anzahl der Mitarbeiter)
Verpackung bereitstellen	8,5	50	7,1	1,0
Pakete bereitstellen	3,0	420	21,0	3,0
Adressaufkleber erstellen	1,0	420	7,0	1,0
Adressaufkleber aufkleben	0,5	420	3,5	0,5
Summe:				5,5