Personalkostenplanung: Analysieren Sie mit Szenarien Ihr ... / 4 Worst case: Personalabbau bei sinkender Auftragslage

Angenommen, Ihr Auftragsvolumen sinkt im kommenden Jahr um einen bestimmten Prozentsatz. Die Größenordnung potenzieller Einbußen können Sie in der Tabelle Szenarien mithilfe von Drehfeldern definieren. Bei einem Drehfeld können Sie einen Wert schrittweise durch einen Klick auf die zugehörige Pfeiltaste herauf- und heruntersetzen.

4.1 Exkurs Drehfelder

Drehfelder lassen bestimmte Werte in vom Anwender zu definierenden Abständen zu. In der Musterlösung können Sie das erwartete Auftragsvolumen als Prozentwert im Vergleich zum Vorjahr mithilfe eines Drehfeldes festlegen. Ein Klick auf den nach oben zeigenden Pfeil erhöht den Wert um jeweils einen Prozentpunkt. Ein Klick auf den nach unten zeigenden Pfeil reduziert den Wert um einen Prozentpunkt.

Angenommen Sie gehen von einem Auftragsrückgang von 15 % aus. Dann beträgt das zu erwartende Auftragsvolumen im Vergleich zum aktuellen Jahr 85 %. Diesen Wert stellen Sie mithilfe der Pfeilschaltflächen ein (s. Abb. 5).

Abb. 5: Das Auftragsvolumen wird mithilfe von Drehfeldern ermittelt

Drehelemente gehören wie Kontrollkästchen oder Optionsfelder zu den Steuerelementen von Excel. Um ein Steuerelement aufzuziehen, wählen Sie Ansicht → Symbolleisten → Formular und klicken in der Formular-Symbolleiste auf die Schaltfläche des gewünschten Steuerelements. Anschließend ziehen Sie das Steuerelement mit gedrückter linker Maustaste auf.

Auf der Registerkarte Steuerung, die Sie über das Kontextmenü und den Befehl Steuerelement formatieren erreichen, müssen ein Minimal-, ein Maximalwert und die Schrittweite vorgegeben werden (s. Abb. 6):

• Geben Sie unter Minimalwert die Ziffer 0 ein.
• Die Musterlösung arbeitet mit einem Maximalwert von 500. Das bedeutet, dass mit einem fünfmal so hohen Auftragsvolumen wie dem aktuellen Wert gearbeitet werden kann. Dieser Wert dürfte in der Regel ausreichen.
• Wenn Sie eine Schrittweite von 1 vorgeben, erhöht bzw. reduziert sich der Wert des Auftragsvolumens jeweils um ein Prozent.
• Da Excel in Drehfeldern nicht mit Prozentwerten arbeiten kann, wird der Wert in der Musterlösung an Zelle E7 übergeben und in D7 mithilfe der Formel =E7/100 gezeigt.

Abb. 6: Das Dialogfenster Steuerelement formatieren mit aktivierter Registerkarte Steuerung

Um die Größe des Drehfeldes zu verändern, aktivieren Sie die Registerkarte Größe (s. Abb. 7).

Abb. 7: Die Registerkarte Größe im Dialogfenster Steuerelement formatieren

4.2 Mitarbeiter abbauen

Mithilfe der Tabelle Szenarien können Sie den weiteren Mitarbeiterabbau genauer planen. Die Tabelle nennt Ihnen die aktuellen Personalbestandszahlen sowie die aktuellen Personalkosten. Auf Basis des von Ihnen definierten Auftragsvolumens werden Näherungswerte ermittelt, die aussagen, wie weit Sie Ihren Personalbestand und Ihre Personalkosten reduzieren sollten. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass es sich nur um Größenordnungen handelt.

Auf Basis dieser Informationen können Sie dann ebenfalls mithilfe von Drehfeldern ermitteln, welche Einsparungsmaßnahmen bei welcher Personengruppe welchen Effekt erzielen. Gearbeitet wird hier mit durchschnittlichen Personalkosten für folgende Mitarbeitergruppen, für die jeweils ein eigenes Drehfeld zur Verfügung steht:

• Arbeiter Vollzeit
• Arbeiter Teilzeit
• Angestellte Vollzeit
• Angestellte Teilzeit

Hinweis

Die Durchschnittswerte ergeben sich durch Division der Personalkosten der jeweiligen Gruppe durch die Personalanzahl, multipliziert mit einem Faktor von 1,2. Wenn Sie einen höheren Faktor einsetzen möchten, ändern Sie die zugehörigen Formeln in der Tabelle Personalkosten_Ist.

Excel ermittelt aus diesen Angaben das Einsparungspotenzial der Einzelgruppen sowie die potenzielle Gesamtersparnis (s. Abb. 8).

Abb. 8: Mit Drehfeldern haben Sie die Möglichkeit, auf schnelle Art und Weise Szenarien durchzuspielen

Darüber hinaus vergleicht das Tool das Einsparpotenzial mit dem errechneten Einsparpotential. Im Tool werden dabei die Beträge der errechneten Veränderungen mit der Gesamtersparnis verglichen.

Im aktuellen Beispiel ergibt die Differenz aus den errechneten Änderungen in Höhe von 486.270,28 EUR und der Gesamtersparnis in Höhe von 489.596,24 EUR einen Puffer von 2.856,44 EUR.

4.3 Abfindungsplaner: Das bringt ein Personalabbau unter dem Strich

In der Praxis ist es nicht immer einfach, Personal zu entlassen. In einigen Fällen sind Abfindungen zu zahlen. Welche Personalkostenersparnis sich konkret für den Planungszeitraum unter dem Strich ergibt, wenn Sie Abfindungen zahlen müssen, können Sie bei Bedarf mithilfe der Tabelle Abfindungsplaner ermitteln (s. Abb. 9).

Abb. 9: Mit dieser Tabelle ermitteln Sie den Saldo von Einsparungen und Abfindungen