Personalkostenplanung: Analysieren Sie mit Szenarien Ihre zukünftigen Personalkosten

Einführung

Personalkosten bilden einen großen Anteil an den Gesamtkosten eines Unternehmens. Deshalb ist die verlässliche Prognose über die Entwicklung dieser Kostenkategorie eine wichtige Säule für eine solide Gesamtkostenplanung. Möglichst genaue Zahlen erhalten Sie, wenn Sie die Personalkosten unter Berücksichtigung unterschiedlicher Szenarien und Annahmen kalkulieren. Besonders in wirtschaftlich angespannten Zeiten reicht es nicht aus, Vorjahreswerte fortzuschreiben. Vielmehr müssen alle wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, die Ihre Absatzzahlen beeinflussen, in die Berechnungen einbezogen werden.

Wir stellen Ihnen im Rahmen dieses Beitrags die Musterlösung Personalkostenplaner vor, die es Ihnen ermöglicht, flexibel auf die unterschiedlichsten Situationen zu reagieren. Auf diese Weise erhalten Sie einen transparenten Kostenüberblick und Planungssicherheit.

1 Personalkostenplanung im Kontext der aktuellen Wirtschaftslage Ihres Unternehmens

Um möglichst sichere Plandaten zu erhalten, sollten Personalkosten unter Berücksichtigung unterschiedlicher Szenarien und Annahmen kalkuliert werden. Tariferhöhungen müssen genauso ins Kalkül gezogen werden wie Fluktuation, individuelle Leistungszulagen, Altersteilzeit oder das Zahlen von Abfindungen.

1.1 Definition des Personalkostenbegriffs

Personalkosten sind alle Kosten, die durch den Einsatz von Arbeitnehmern anfallen. In erster Linie fallen Personalkosten für Löhne und Gehälter, eventuell Gewinnbeteiligungen an. Hinzu kommen die sogenannten Lohnnebenkosten in Form von Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung, Beiträge zu Unfallversicherungen sowie tarifliche und freiwillige Sozialleistungen. Außerdem gehören weitere Personalnebenkosten wie Lohnfortzahlung und Fortbildungsmaßnahmen zu den Personalkosten. Folgende Faktoren beeinflussen die Höhe der Personalkosten:

• Zu- bzw. Abgänge von Personal
• Tariferhöhungen
• Veränderungen der Sozialabgaben
• Beförderungen oder Versetzungen
• Freiwillige Sozialleistungen
• Provisionen
• Abfindungen
• Fortbildungsmaßnahmen
• Auftragslage

1.2 Die Musterlösung "Personalkostenplaner"

Die Musterlösung Personalkostenplaner ermöglicht die Planung der Personalkosten in Abhängigkeit von der Auftragslage des Unternehmens. Dreh- und Angelpunkt der Musterlösung ist die Tabelle Szenarien. Dort haben Sie die Möglichkeit, die künftige Höhe der Personalkosten mithilfe von Drehfeldern unter geänderter Auftragslage hochzurechnen und potenzielle Einsparmaßnahmen zu ermitteln.

Grundlage für die Arbeit mit der Tabelle Szenarien sind die Tabellen Personalbestand_Ist und Personalkosten_Ist. Das heißt, bevor Sie sinnvoll mit der Tabelle Szenarien arbeiten können, müssen die erforderlichen Daten in diesen Tabellen erfasst werden. Darüber hinaus stehen folgende Arbeitshilfen in Form von Tabellen zur Verfügung:

• Personalbestandsplaner
• Personalkostenplaner
• Abfindungsplaner

2 Ist-Analyse der Personalkosten

Im Rahmen einer Ist-Analyse sollten zunächst die Personalkosten auf der Basis der Organisationsstruktur des Unternehmens analysiert werden. Als Organisationseinheiten können, falls vorhanden, Kostenstellen fungieren, ansonsten bietet sich eine Gliederung nach betrieblichen Abteilungen an.

Die Tabellen Personalkosten_Ist (Abb. 1) und Personalbestand_Ist (Abb. 2) sind Basis für die weiteren Arbeiten und darüber hinaus wichtig für die Ist-Analyse der aktuellen Situation.

Abb. 1: Hier erfassen Sie die aktuellen Personalkosten

Abb. 2: Arbeitshilfe zur Erfassung des Personalbestands

3 Personalkosten bei konstanter Auftragslage planen

Die Höhe der voraussichtlichen Personalkosten ergibt sich u. a. aus dem zukünftigen Personalbedarf. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, im Vorfeld eine Personalbedarfsplanung durchzuführen. Die Planungsergebnisse werden im Personalplan festgehalten.

Bei konstanter Auftragslage können Sie die Personalbestandszahlen sowie die Personalkosten weitgehend fortschreiben. Hierzu arbeiten Sie mit den Tabellen Personalbestandsplaner (s. Abb. 3) und Personalkostenplaner (s. Abb. 4).

Abb. 3: Die Ist-Zahlen dienen als Orientierungshilfe für die Planung

Abb. 4: Mithilfe dieser Tabelle können Sie die Personalkosten planen

4 Worst case: Personalabbau bei sinkender Auftragslage

Angenommen, Ihr Auftragsvolumen sinkt im kommenden Jahr um einen bestimmten Prozentsatz. Die Größenordnung potenzieller Einbußen können Sie in der Tabelle Szenarien mithilfe von Drehfeldern definieren. Bei einem Drehfeld können Sie einen Wert schrittweise durch einen Klick auf die zugehörige Pfeiltaste herauf- und heruntersetzen.

4.1 Exkurs Drehfelder

Drehfelder lassen bestimmte Werte in vom Anwender zu definierenden Abständen zu. In der Musterlösung können Sie das erwartete Auftragsvolumen als Prozentwert im Vergleich zum Vorjahr mithilfe eines Drehfeldes festlegen. Ein Klick auf den nach oben zeigenden Pfeil erhöht den Wert um jeweils einen Prozentpunkt. Ein Klick auf den nach unten zeigenden Pfeil reduziert den Wert um einen Prozentpunkt.

Angenommen Sie gehen von einem Auftragsrückgang von 15 % aus. Dann beträgt das zu erwartende Auftragsvolumen im Vergleich zum aktuellen Jahr 85 %. Diesen Wert stellen Sie mithilfe der Pfeilschaltflächen ein (s. Abb. 5).

Abb. 5: Das Auftragsvolumen wird mithilfe von Drehfeldern ermittelt

Drehelemente gehören wie Kontrollkästchen oder Optionsfelder zu den Steuerelementen von Excel. Um ein Steuerelement au...