Aus Sicht des Personalcontrollings führen heterogene Vorsysteme zu einer Reihe von Problemen im Reporting-Prozess. Es ist unter diesen Rahmenbedingungen meist schwierig, Reporting-Prozesse zu automatisieren und zu beschleunigen. Daten sind häufig redundant und zum Teil auch in Strukturen oder Werten widersprüchlich. Fehlerhafte Daten fallen oft erst bei einer aggregierten Betrachtung auf, indem hohe Abweichungen auftreten.
Aus Sicht des Personalcontrollings wäre es wünschenswert, wenn die Datenqualität bereits in den Vorsystemen gesichert würde und Probleme nicht erst im Rahmen der Erstellung der Berichte auffielen. Ein automatisierter Reporting-Prozess ermöglicht es dem Personalcontrolling, trotz steigenden Zeitdrucks qualitätsvolle Abweichungsanalysen durchzuführen und die Maßnahmenfindung zu unterstützen. Diese Rahmenbedingungen sind in der Praxis allerdings häufig nicht oder nur eingeschränkt vorhanden.
Eine wichtige inhaltliche Voraussetzung für ein erfolgreiches Personalmanagement-Reporting ist in einem klaren und eindeutig definierten betriebswirtschaftlichen Steuerungskonzept für das Unternehmen/die Organisation zu sehen. Aus Sicht des Managements muss das Reporting in der Lage sein, einen rasch erfassbaren Überblick zu liefern.
In der Praxis bedeutet dies, dass ein Einstiegselement in den Monatsbericht z. B. ein "Executive Summary" als Top-X-Kennzahlenbericht geschaffen wird. Die Berichte müssen das Management in die Lage versetzen, relevante Probleme identifizieren und bearbeiten zu können. Aussagekräftige Abweichungsdarstellungen, Ampeln und Kommentare ermöglichen Priorisierungen. Es empfiehlt sich, die Daten im Sinne eines Cockpit-Systems (die wichtigen Informationen auf einen Blick grafisch übersichtlich dargestellt) aufzubereiten, um eine höhere Akzeptanz bei den Anwendern zu erreichen.
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