Neue eRechnung ab 2025 (zu § 14 UStG)

Kommentar

Zum 1.1.2025 soll in Deutschland die verpflichtende eRechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern eingeführt werden. Obwohl die Regelung noch nicht verabschiedet ist, besteht wegen der umfangreichen Vorbereitungsarbeiten erhebliche Unsicherheit in der Praxis. Die Finanzverwaltung hat in einem an Verbände gerichteten Schreiben erste Hinweise zur neuen eRechnung gegeben.

Die rechtliche Problematik

Sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene wird seit einiger Zeit die Einführung der sog. eRechnung diskutiert. Auf europäischer Ebene soll dies (geplant ab 2028 – allerdings nur für EU-grenzüberschreitende Leistungen) im Rahmen der ViDA-Planungen umgesetzt werden. National soll dies ab 2025 durch eine auf Inlandsumsätze beschränkte Verpflichtung realisiert werden.

In § 14 Abs. 1 UStG erfolgt eine neue Definition der Rechnung:

• Elektronische Rechnung: Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.4.2014 entsprechen.
• Sonstige Rechnung: Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Wichtig

Eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei stellt ab 2025 keine "elektronische Rechnung" mehr dar. Die eRechnung muss in einem "strukturierten elektronischen Format" ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.

Eine elektronische Rechnung oder elektronisch übermittelte Rechnung, die nicht den Anforderungen nach den unionsrechtlichen Vorgaben (CEN-Format EN 16931) entspricht, ist dann als "sonstige Rechnung" einzuordnen.

Bisher war die Ausstellung der Rechnung auf Papier vorrangig – dieser Vorrang für die papiergebundene Rechnung wird gestrichen. Allerdings bleibt weiterhin die Zustimmung des Leistungsempfängers (Rechnungsempfängers) für die Abrechnung mittels einer elektronischen Rechnung notwendige Voraussetzung. Dies wird allerdings eingeschränkt für die Fälle, in denen ab dem 1.1.2025 (bzw. nach Ablauf der Übergangsregelungen) die Ausstellung der elektronischen Rechnung zwingend vorgeschrieben ist.

Wichtig

Soweit ab dem 1.1.2025 eine Abrechnung durch eine elektronische Rechnung verpflichtend vorgeschrieben ist, kommt es auf eine Zustimmung des Rechnungsempfängers nicht mehr an.

Unverändert bleibt, dass der Unternehmer in jedem Fall berechtigt ist, mittels einer "Rechnung" abzurechnen, soweit er Leistungen ausführt. Neu strukturiert werden die Fälle, in denen der Unternehmer verpflichtet ist, eine Rechnung auszustellen. Unverändert bleibt auch die Verpflichtung, eine Rechnung binnen 6 Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen, soweit eine Rechnungsausstellungsverpflichtung besteht.

Der Unternehmer ist verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn er eine steuerbare Leistung ausführt, die auch nicht nach § 4 Nr. 8 - 29 UStG steuerfrei ist und der Leistungsempfänger

• ein Unternehmer ist, der die Leistung für Zwecke seines Unternehmens bezieht,
• eine juristische Person ist, die nicht Unternehmer ist oder
• es sich bei Ausführung an einen anderen Leistungsempfänger (regelmäßig also gegenüber Nichtunternehmern) um eine steuerpflichtige Werklieferung nach § 3 Abs. 4 Satz 1 UStG oder eine sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück handelt.

Wichtig

Zu unterscheiden sind die Fälle, in denen die Erstellung einer Rechnung zwingend gesetzlich vorgeschrieben ist und die Fälle, in denen verpflichtend mit einer elektronischen Rechnung abzurechnen ist. Nicht in allen Fällen, in denen eine Rechnung ausgestellt werden muss, muss dies auch eine elektronische Rechnung sein! Eine elektronische Rechnung in dem neuen "strukturierten" Format ist nur auszustellen, wenn eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung besteht, der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist, der die Leistung für Zwecke seines Unternehmens bezieht und sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland oder in einem in § 1 Abs. 3 UStG^[1] genannten Gebiet ansässig ist. Dies kann auch Fälle betreffen, in denen die Leistung im Inland ausgeführt wird, aber steuerfrei nach § 4 Nr. 1 - 7 UStG ist.

Obwohl es wahrscheinlich nicht notwendig wäre, ist in § 14 Abs. 2 UStG auch definiert, wann der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind: Ein im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebiete ansässiger Unternehmer ist ein Unternehmer, der in einem dieser Gebiete seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat.

Wichtig

Sind der leistende Unternehmer und/oder der Leistungsempfänger nicht im Inland ansässig, kann die Rechnung auch als sonstige Rechnung (auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format) ausgestellt werden.

In § 14 Abs. 3 UStG werden die Regelungen zur Echthe...