Die Kalkulation hat bei größeren und länger laufenden Projekten und Aufträgen u. a. die Aufgabe, vor Auftragserteilung einem Kunden einen individuellen Angebotspreis zu berechnen. Nach Erledigung der Arbeiten wird dann überprüft, ob der Angebotspreis realistisch war und ob und wo es in welcher Höhe zu Abweichungen vom Plan gekommen ist. Diese Kalkulationsformen werden deshalb auch als Vor- und Nachkalkulation bezeichnet
Aufgabe der Nachkalkulation ist vor allem, Unwirtschaftlichkeiten aufzudecken und zu analysieren. Daran anschließend werden Maßnahmen formuliert, mit deren Hilfe es beim nächsten Mal besser gemacht werden kann. Auf diese Weise können die in einem Projekt gemachten positiven und negativen Erfahrungen künftig genutzt werden. Der Nachteil ist natürlich, dass es so während der Auftragserledigung bei Abweichungen kaum Möglichkeiten gibt, steuernd einzugreifen.
Was bei kleineren Aufträgen oder Projekten meist unkritisch ist, kann bei den angesprochenen länger laufenden Projekten oder großen Aufträgen durchaus zu größeren Problemen führen. Werden Abweichungen hier erst nach Projektende festgestellt, können u. U. bereits erhebliche Verluste entstanden sein – oder im günstigsten Fall ungeplante Gewinne. Hier bietet die mitlaufende Kalkulation oder Zwischenkalkulation die Chance, parallel zum laufenden Projekt beliebig oft zu überprüfen, ob und wo es Abweichungen gibt. So bleibt den Verantwortlichen die Zeit, noch während der Durchführung Steuerungsmaßnahmen einzuleiten und so dafür zu sorgen, dass das geplante Projektziel noch erreicht werden kann.
Der nachfolgende Beitrag zeigt an einem Beispiel mit Excel-Anwendung, wie eine mitlaufende Kalkulation auf einfache Weise im Betrieb genutzt werden kann.
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