Die mitlaufende Kalkulation ist eine Kalkulationsform, die es ermöglicht, noch während der Projektlaufzeit oder der Bearbeitungszeit eines Auftrags festzustellen, ob und wo es zu Abweichungen zur ursprünglichen Angebotskalkulation gekommen ist. Sie wird daher auch als Zwischen- und projektbegleitende Kalkulation bezeichnet. Sie sollte immer angewandt werden, wenn es darum geht, lang laufende, komplexe oder kostenintensive Projekte oder Aufträge zu erledigen. Aber auch, wenn Teilzahlungen oder Teilabrechnungen vereinbart sind oder wenn es erforderlich ist, eine Bilanzierung von Teilprojekten vorzunehmen, kann auf eine mitlaufende Kalkulation im Grunde nicht verzichtet werden. Lässt sich bei der Erstellung der Angebotskalkulation noch auf Erfahrungswerte und abgelaufene Projekte zurückgreifen, ist es bei der Zwischenkalkulation meist erforderlich, die Istdaten aus einer Vielzahl von Datenquellen, etwa dem Vertrieb, der Buchhaltung oder dem Einkauf, zu beziehen.
Der besondere Vorteil ist, dass es im Grunde nicht notwendig ist, ein neues Kalkulationsverfahren einzuführen, sondern dass man das bestehende Verfahren verwenden kann. Im einfachsten Fall werden die Daten der zugrunde liegenden Angebotskalkulation überschrieben und es entstehen eine oder mehrere überarbeitete Versionen. Günstiger ist es natürlich, ein speziell konzipiertes Tool zu verwenden, wie es z. B. im Beitrag vorgestellt wird, da so u. a. der Arbeitsaufwand reduziert wird und gleichzeitig Auswertungen umgesetzt werden können. Theoretisch kann die mitlaufende Kalkulation zu jedem beliebigen Zeitpunkt aktualisiert werden. Es empfiehlt sich aber, Intervalle zu wählen, die an die normalen Berichtszeiträume gekoppelt sind, also beispielsweise an das monatliche Reporting.
Um die Vorteile der mitlaufenden Kalkulation vollständig nutzen zu können, ist es notwendig, dass alle größeren Abweichungen, egal, ob positiv oder negativ, ausführlich analysiert werden, um kurzfristig Steuerungsmaßnahmen beschließen und umsetzen zu können. Darüber hinaus sollten sich alle Verantwortlichen auch nach Projektende noch einmal zusammensetzen, um den Projektverlauf, die Planung, die Durchführung und den Umgang mit den Abweichungen zu besprechen. Erst diese Nachbetrachtung stellt wirklich sicher, dass man beim nächsten Projekt die gewonnenen Erfahrungen umsetzt und so zu noch besseren Resultaten kommt.
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