Liquidität: Rollierende Finanzplanung - So sichern Sie d ... / 6.3 Überarbeitung der Originalplanung

Die Überarbeitung bzw. Fortschreibung der Planung erfolgt mithilfe der Arbeitsblätter "1-4 Überarbeitung".

Arbeitsblätter "1-4 Überarbeitung"

Im nächsten Schritt erfolgt bei Anwendung der rollierenden Planung die Überarbeitung der Originalplanung. Dazu stehen in der Excel-Datei die Mappen "1-4 Überarbeitung" zur Verfügung. Aufgrund der Tatsache, dass alle Daten aus der Mappe "Originalplanung" in die folgenden Mappen übernommen werden und eine Fortschreibung um ein Quartal in die Zukunft ebenfalls automatisch auf Basis der Daten des jeweils letzten Quartals erfolgt, müssen Sie in den folgenden Mappen zunächst keine manuellen Eingaben tätigen. Allein durch die Eingabe der Werte in die Originalplanung steht bereits eine rollierende Finanzplanung bis hin zur letzten Überarbeitung in der Mappe "4 Überarbeitung" (Planung für das Folgejahr) als Orientierungsgröße zur Verfügung. Eine reine Fortschreibung genügt in der Regel aber nicht. Sie dient eher dazu, den Anwender von einem Großteil manueller Eingabearbeiten zu entlasten. Verändern sich Zahlungsströme nicht oder nur unwesentlich, sind durch die automatische Übernahme keine oder nur wenige weitere Eingaben erforderlich. Nur bei Positionen, die größeren Veränderungen unterworfen sind, ist die manuelle Anpassung der fortgeschriebenen Werte notwendig. In den Mappen "1-4 Überarbeitung" sind alle Zellen, die überschrieben werden können, in roter Schrift gehalten. Diese können Sie nach vorheriger Prüfung anpassen und überschreiben.

Der Aufbau aller Mappen ist nahezu identisch. Lediglich die Werte für das abgelaufene Quartal, bei der ersten Überarbeitung also das erste Quartal, werden aus Gründen der Übersichtlichkeit als Summe ohne weitere Untergliederungen ausgewiesen.

Praxis-Tipp

Kürzere Planungszyklen meist nicht effizient

Grundsätzlich können Sie eine Überarbeitung der Planung auch in kürzeren Abständen vornehmen. Abgesehen von der Frage, ob dies sinnvoll ist, ist eine etwas andere Vorgehensweise als bisher beschrieben erforderlich. Wollen Sie die Planung z.B. monatlich anpassen, müssen Sie dies erstmalig bereits in der "Originalplanung" tun. Dann müssen Sie die Monate Februar und März in diesem Arbeitsblatt verändern, um zu der gewünschten Anpassung zu gelangen. Im weiteren Verlauf sind dann in jeder Überarbeitungsmappe die jeweiligen Monatswerte anzupassen. Umgekehrt ist das Auslassen eines Intervalls oder lediglich eine Überarbeitung pro Halbjahr kein Problem. Sie müssen nur die jeweilige Arbeitsmappe überspringen. Da die Daten aus der jeweils vorherigen Mappe übernommen werden, verfügen Sie auch in diesem Fall bereits über eine Datenbasis. Ändern sich die Zahlen wegen der fehlenden Überarbeitung nicht, bleiben sie in allen Mappen erhalten und gültig.

Fortschreibung der Planung

Das "angehängte" erste Quartal des Folgejahres an das Ende des Blattes "1 Überarbeitung" muss nun bei einer Überarbeitung der Finanzplanung ebenfalls geplant und ausgefüllt werden, um eine sinnvolle Fortschreibung zu erhalten. Damit man nicht alle Eingaben manuell vornehmen muss und man sich einen vorläufigen Überblick über die voraussichtliche Entwicklung des ersten Quartals des nächsten Jahres verschaffen kann, enthält auch das Folgequartal bereits Vorschlagswerte für die Planung. Aus Vereinfachungsgründen enthält es jeweils die Werte des vorherigen Quartals, hier also die Werte des Zeitraums von Oktober bis Dezember. Auch bei den folgenden Mappen findet diese Vorgehensweise Anwendung: Die Daten des jeweils letzten Quartals werden automatisch übernommen, sodass von Beginn an zumindest ein Näherungswert für die voraussichtliche Finanzlage zur Verfügung steht. Diese Vorgehensweise birgt aber unter Umständen größere Risiken. Je nachdem, in welcher Branche oder in welchem Umfeld ein Betrieb tätig ist, unterliegen die Finanzströme von Monat zu Monat oder Quartal zu Quartal zum Teil erheblichen Schwankungen. Ursachen können z.B. Saisonverkäufe oder größere Investitionen sein. Auch größere Einmalzahlungen können das Bild verzerren. Die Datenübernahme sollte daher immer nur als Maßnahme betrachtet werden, die den Anwender von manuellen Arbeiten entlasten soll. In jedem Fall müssen sich die Verantwortlichen alle übernommenen Werte sehr genau ansehen und ggf. modifizieren.

Die Erstellung der Blätter "2-4 Überarbeitung" erfolgt in der gleichen Vorgehensweise. Das Folgeblatt übernimmt die jeweils im vorherigen Plan überarbeiteten Zahlen. Das abgelaufene Quartal bzw. Halbjahr wird lediglich in einer Summe ausgewiesen, um einen vollständigen Jahreswert zu erhalten. Gleichzeitig erfolgt die automatische Fortschreibung der Planung um ein Quartal. Das vierte Blatt ist dann die Planungsgrundlage für das kommende Jahr. Auf diese Weise schließt sich der Kreis und es liegt eine vollständige und umfassende rollierende Finanzplanung vor.

In Abbildungen 7 und 8 sind die Mappen "1 und 4 Überarbeitung" dargestellt. Sie zeigen, wie eine Überarbeitung und der daraus folgende rollierende Ansatz aussehen kann. Die Blätter ...