Die beste Vorbereitung ist die Krisenvermeidung. Dazu müssen die Risiken permanent überwacht werden, Maßnahmen zur Verringerung bekannter Risiken werden getroffen oder zumindest vorbereitet. Dafür gibt es das Risikomanagement, das i. d. R. im Controlling angesiedelt ist. Die Buchhaltung unterstützt dabei durch die Bereitstellung von Strukturen und Informationen, die sich aus den Buchungen ergeben.
Befindet sich das Unternehmen in einer Krisensituation, muss es operativ in den betroffenen Bereichen reagieren. Die kurz- und mittelfristige Planung muss angepasst werden, eventuell ist die Strategie zu überdenken. Dazu sind immer grundlegende Daten aus der Buchhaltung notwendig, z. B. die Liquiditätsplanung. Das externe Rechnungswesen muss selbst dann in der Lage sein, die notwendigen Informationen zu liefern, wenn das Unternehmen durch die Krise in der Existenz bedroht ist. Es ist eine wichtige Aufgabe der Buchhaltung, sich entsprechend resilient aufzustellen.
7.1 Vorbereitung auf plötzlich auftretende Krisen
Die Buchhaltung ist ein Unternehmensbereich, der wenig direkten Kontakt in die Absatz- und Beschaffungsmärkte hat. Die Krisen der Welt brauchen daher oft etwas länger, bevor sie in der Buchhaltung als bedrohlich registriert werden. Das gilt umso mehr, wenn die Marktkenner im Einkauf und im Verkauf die ersten Anzeichen nicht richtig deuten, mögliche Konsequenzen unterschätzen und ihre Erkenntnisse für sich behalten.
Die Buchhaltung muss also immer auf plötzlich eintretende Krisen vorbereitet sein. Dazu ist es notwendig,
- Mitarbeiter zu beschäftigen, die auch in Krisensituationen sicher und unaufgeregt handeln können und die notwendigen Arbeiten kennen,
- bereits in normalen Zeiten Strukturen aufzubauen, die die notwendigen Arbeiten im Krisenfall einfacher machen, z. B. indem die Konten für Forderungen und Verbindlichkeiten nach Regionen oder die Verzeichnisse für Sachanlagen nach Standorten gegliedert sind,
- die für die Reaktionen des Unternehmens auf die Krise notwendigen finanziellen Mittel bereitzuhalten oder zumindest Möglichkeiten der zusätzlichen Geldbeschaffung zu kennen und vorzubereiten,
- ein grober Plan für die Aktivitäten in der Buchhaltung zu Beginn einer Krise aufgestellt wird.
7.2 Checkliste für Krisenreaktionen in der Buchhaltung
Zur Vorbereitung zählt auch die folgende Checkliste für Krisenreaktionen in der Buchhaltung:
| Checkliste Krisenreaktionen Buchhaltung | ||
| Bereich | Aktion | Erl. |
| Buchhaltung | Betroffenheit identifizieren | |
| Betroffenheit separieren | ||
| Liquiditätsplan regelmäßig anpassen | ||
| Debitoren | Direkt betroffene Debitoren identifizieren | |
| Indirekt betroffene Debitoren identifizieren | ||
| Betroffene Forderungen feststellen | ||
| Werthaltigkeit feststellen und verbuchen | ||
| Wertberichtigungen dokumentieren | ||
| Betroffene Anzahlungen feststellen | ||
| Behandlung der Anzahlungen klären | ||
| Liquidität nach Wertberichtungen und Anzahlungen klären | ||
| Fortführungsprognose erstellen, falls notwendig | ||
| Kreditoren | Betroffene Kreditoren feststellen | |
| Betroffenen Verbindlichkeiten identifizieren | ||
| Zahlungsmöglichkeiten prüfen | ||
| Befreiend zahlen, falls möglich | ||
| Falls Zahlung nicht möglich, Beträge separieren und regelmäßig prüfen | ||
| Betroffene Anzahlungen feststellen | ||
| Behandlung der Anzahlungen klären | ||
| Liquidität nach Wertberichtungen und Anzahlungen klären | ||
| Fortführungsprognose erstellen, falls notwendig | ||
| Vorräte | Betroffene Vorräte feststellen | |
| Wertveränderung ermitteln | ||
| Wertminderung buchen | ||
| Liquidität um Wertveränderung korrigieren | ||
| Sachanlagen | Betroffene Sachanlagen feststellen | |
| Signifikanz der Abschreibungsbeträge schätzen | ||
| Teilwertabschreibung ermitteln und buchen | ||
| Regelmäßige Überwachung möglicher Veränderungen sicherstellen | ||
| Immaterielle Wirtschaftsgüter prüfen | ||
| Sachanlagen im Krisengebiet prüfen | ||
| Beteiligungen | Betroffene Beteiligungen identifizieren | |
| Betroffene Beteiligungen bewerten | ||
| Teilwertabschreibung buchen | ||
| Bewertung zu folgenden Bilanzstichtagen wiederholen | ||
Tab. 1: Checkliste für die Buchhaltung für Reaktionen in Krisensituationen
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