Die Buchhaltung muss bei Annahme einer Krisensituation handeln, da gegen die betroffenen Kunden noch Forderungen offen sein können. Diese sind auf den Forderungskonten verbucht und als Vermögensposition "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" in der Bilanz ausgewiesen. Jetzt gilt es, die Werthaltigkeit dieser Forderungen festzustellen und in den Büchern zu korrigieren, falls eine negative Einschätzung getroffen wird.
Sofortige Reaktion: Wertberichtigungen berechnen und buchen
Die Wertberichtigung auf Forderungen ist ein normaler Vorgang, der in jeder Buchhaltung zumindest für den Jahresabschluss durchgeführt wird. Im Krisenfall kann nicht bis zum Ablauf des Jahres gewartet werden. Das Risiko muss schnellstmöglich festgestellt und verbucht werden, um die Auswirkungen von drohenden Forderungsausfällen in Form von Liquiditätsveränderungen und Gewinnrückgang zu erkennen. Nur so kann schnell genug reagiert werden.
Die Aufgabe der Neubewertung von Forderungen gegenüber Debitoren, die von einer Krise betroffen sind, erfolgt in drei Schritten:
Feststellen der betroffenen Forderungen
Die Informationen über möglicherweise betroffenen Debitoren erhält die Buchhaltung aus dem Vertrieb.
Einschätzen der Werthaltigkeit
Gemeinsam mit den Verkäufern wird eingeschätzt, wie hoch die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls der Forderung ist. Die Bandbreite wird liegen zwischen einem sicheren Totalausfall bis zu einer ebenso sicheren geregelten Bezahlung der Forderung. Dazu wird die entsprechende Situation bewertet. Einen Einfluss auf die Risikoeinschätzung hat auch die Risikobereitschaft der Unternehmensführung.
Dokumentation der Wertberichtigung
Damit die Wertberichtigung auch bei der nächsten Betriebsprüfung erfolgreich begründet werden kann, wird der Vorgang dokumentiert. So ist in einer Jahre später stattfindenden Prüfung die Argumentation nachzuvollziehen. Auch wenn keine Änderung vorgenommen wird, sollten die Gründe dafür dokumentiert werden. Das schützt bei Fehleinschätzungen in der Argumentation gegenüber Unternehmensführung und Eigentümern.
Bei der Wertberichtigung von Forderungen muss berücksichtigt werden, ob bei Ausfall eine Versicherung eintritt. Viele Unternehmen haben eine Kreditversicherung, die zumindest einen Teil der Forderung ausgleicht. Auslandsgeschäfte werden auch, vor allem bei Kunden in kritischen Ländern, vom Staat abgesichert. Dieser gibt die sogenannte Hermes-Bürgschaft, die einen Teil ausgefallener Forderungen übernimmt. Sowohl die privatwirtschaftlichen Versicherungsunternehmen als auch der Staat müssen in diesen Fällen unverzüglich über den drohenden Forderungsausfall informiert werden.
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