Kostenrechnung: Fehler der Finanzbuchhaltung korrigieren / 8.1 Externe Buchungsbelege sind Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen werden in der Regel intern von den Mitarbeitern mit Vermerken versehen und werden dann zu Buchungsbelegen. Hier wird also festgelegt, wie die Zuordnung zu Kostenträgern und Kostenstellen erfolgen soll. Hier wird also die Grundlage für viele Fehler gelegt. Darum erscheint es sinnvoll, hier auch nach Fehlern zu suchen. Dies sollte systematisch geschehen. Dabei kann sich der Kostenrechner die Tatsache zu Nutze machen, dass ein Lieferant meist immer die gleichen Produkte in Rechnung stellt und die Zuordnung sehr oft identisch ist, auch wenn mehrere Rechnungen vorliegen. Die Prüfung der externen Belege kann daher in zwei Schritten erfolgen:

1. Die erste Rechnung des Lieferanten wird logisch geprüft, ob die Zuordnung zu Kostenart, Kostenträger und/oder Kostenstelle richtig ist.
2. Die nachfolgenden Rechnungen werden nur noch auf Übereinstimmung mit der Kontierung der ersten Rechnung geprüft.