Kosten- und Leistungsrechnung: Praxisbeispiel einer Einf ... / 3.3 Schritt 3: Kostenrechnung von Finanzbuchhaltung abgrenzen

Die Kostenrechnung basiert in wesentlichen Teilen auf den Zahlen und Informationen der Buchhaltung. Insofern kann auf Bestehendem aufgebaut werden, auch wenn die Buchhaltung z. B. vom Steuerberater oder von der DATEV statt von eigenen Mitarbeitern übernommen wird.

Außerordentliche und neutrale Zahlen abgrenzen

Allerdings können nicht alle Daten und Zahlen ohne Abgrenzungen übernommen werden. In der Kostenrechnung dürfen beispielsweise nur die Geschäftsfälle und Konten berücksichtigt werden, die dem Betriebszweck dienen und nicht außerordentlichen oder neutralen Charakter haben. Typische Geschäftsfälle, die in der Buchhaltung, nicht aber in der Kostenrechnung auftauchen, sind Aufwendungen für Schwund oder Diebstahl, Zinszahlungen oder Spendenzahlungen. Umgekehrt muss überlegt werden, ob und welche Geschäftsfälle es gibt bzw. geben wird, die in der Kostenrechnung, nicht aber in der Buchhaltung auftauchen, vor allem kalkulatorische Kosten. Auch auf der Erlösseite gibt es meist Geschäftsfälle, die nicht in die Kostenrechnung einfließen dürfen, z. B. Steuererstattungen oder erhaltene Spenden.

Zu klärende Fragen bei der Abgrenzung

Daher sollten, bevor es an die eigentliche Einführung der Kostenrechnung geht, noch verschiedene Fragen geklärt werden:

• Welche Konten der Finanzbuchhaltung müssen bzw. können in die Kostenrechnung übernommen werden?
• Welche Kostenarten dürfen bzw. sollen nicht in die Kostenrechnung überführt werden?
• Welche Erlösarten dürfen bzw. sollen nicht in die Kostenrechnung überführt werden?
• In welchen Fällen ist es notwendig oder sinnvoll, mit kalkulatorischen Kosten zu arbeiten?
• Wie sollen neue Geschäftsfälle behandelt werden, bei denen nicht unmittelbar klar ist, ob sie in der Kostenrechnung oder nur in der Buchhaltung Anwendung finden?
• Werden die Umsätze bereits je Produkt oder Leistung erfasst, damit es später möglich ist, eine Umsatzsegmentierung vorzunehmen?
• Wird sichergestellt, dass die wichtigsten Einzelkostenarten, wie Material, Handelswaren oder Lohn, einzelnen Produkten zuzuordnen sind?

Um eine Zuordnung vornehmen zu können, wurden bei der GmbH sämtliche Ertrags- und Aufwandskonten der Buchhaltung sowie die ihnen zugrunde liegenden Geschäftsfälle analysiert und entschieden, welche Konten für die Kostenrechnung relevant sind.

Aufwand und Kosten abgrenzen

Die meiste Arbeit entsteht in der Regel bei der Abgrenzung von Kosten und Aufwand. Hier gibt es zum einen deutlich mehr Konten als auf der Erlösseite. Häufig muss man hinterfragen, welche Geschäftsfälle den Buchungen zugrunde liegen oder ob die Aufwendungen der Buchhaltung in der gleichen oder anderen Höhe in die Kostenrechnung übernommen werden sollen, z. B. bei den Abschreibungen.

Die GmbH hat alle Konten entweder dem Kosten- oder dem neutralen Bereich zugeordnet. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wurden die Konten zudem farblich markiert:

• Alle eindeutigen, direkt der Kostenrechnung zuzuordnenden Geschäftsfälle und Konten wurden grün gekennzeichnet (Abb. 4, oberer Teil).
• Alle eindeutigen, dem neutralen (Buchhaltungs-)Bereich zuzuordnenden Geschäftsfälle wurden gelb markiert (Abb. 4, mittlerer Teil).
• Alle Geschäftsfälle, bei denen aktuell nicht klar ist, welchem Bereich (Betrieb, außerordentlich, neutral) sie zuzuordnen sind, wurden rot ausgewiesen (Abb. 4, unterer Teil).

Diese Fälle wurden zunächst auf einem Sammelkonto erfasst und aus Vereinfachungsgründen den Kosten zugeordnet. Hier ist zu einem späteren Zeitpunkt bzw. in Rücksprache mit der Geschäftsführerin und anderen leitenden Mitarbeitern entschieden worden, wie mit diesen Fällen verfahren werden soll. Auch mit neu auftretenden, zunächst nicht eindeutigen Geschäftsfällen, wird so verfahren. Anschließend wurde der Kontenplan entsprechend angepasst. Bei diesen Arbeiten wurde entschieden, mit kalkulatorischen Kosten für Abschreibungen und Zinsen zu arbeiten.

Abgrenzung von Erlösen und Ermittlung der Gesamtleistung

Weniger Schwierigkeiten treten im Normalfall bei der Ermittlung der Erlöse auf. Bei der GmbH wurden die Umsatzerlöskonten der Produkte und Leistungen ohne Anpassungen in die Kostenrechnung übernommen. Nicht übernommen wurden die sonstigen Erlöse, z. B. aus Zinsen, Steuererstattungen oder Vermögensverkäufen, die in den vergangenen drei Jahren nur vergleichsweise selten aufgetreten sind.

Da es auch in der Vergangenheit üblich war, in schlechten Monaten für voraussichtlich bessere Perioden vorzuarbeiten und in besseren Zeiten die Bestände aufzulösen, hat die GmbH auch Bestandsveränderungen berücksichtigt. Aktivierte Eigenleistungen sind bisher nur zweimal angefallen; der Punkt soll in der Erfolgsrechnung daher vor allem aus Gründen der Vollständigkeit in der Erfolgsrechnung beibehalten werden.

Praxis-Tipp

Bereits zu diesem frühen Zeitpunkt sollten Sie die Möglichkeit sicherstellen, für mehrere Produkte Umsätze, Material- und Lohnkosten separat darzustellen. Falls noch nicht geschehen, sollten Sie für jedes Produkt ein separates Konto einrichten. Bei den Einzelkosten sollten Sie ebenfalls...