Wer eine elektronische Kasse benutzt, muss im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang dem Kunden einen "Beleg über den Geschäftsvorfall" (= Bon) ausstellen.
Lediglich beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann das Finanzamt aus Zumutbarkeitsgründen[1] den Unternehmer von einer Belegausgabepflicht befreien.
Widerruf des Finanzamts möglich
Das Finanzamt kann diese Befreiung von der Bonpflicht widerrufen.
Der Beleg kann in
- Papierform oder
- - sofern der Kunde zustimmt – elektronisch
bereitgestellt werden. Elektronische Belege müssen in einem Standardformat (z. B. PDF) erstellt werden. Die "Übergabe" kann mittels E-Mail, QR-Code, Freigabelink (Cloud) etc. erfolgen.
Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen. Verzichtet der Kunde auf den Beleg, kann dieser vernichtet werden. Wichtig ist jedoch, dass der Beleg dem Kunden zumindest zur Annahme angeboten wird.
Der Beleg muss folgende Angaben enthalten[2]:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie der Vorgangsbeendigung,
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- die Transaktionsnummer,
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
- die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
Bei Papierbelegen können o. g. Angaben zusätzlich in einem QR-Code geschrieben werden. Eine Pflicht zur Erstellung eines QR-Codes besteht jedoch nicht.
Kein Bußgeld, wenn kein Beleg ausgegeben wird
Der Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt, kann jedoch als Indiz für eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung gewertet werden.
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