Über die Anordnung der Kassen-Nachschau ist nach pflichtgemäßem Ermessen zu entscheiden. Ihre unangekündigte Durchführung hat auch präventiven Charakter. Anlässe für eine Kassen-Nachschau können vielfältiger Art sein: Auffälligkeiten ergeben sich nach Aktenlage (z. B. im Rahmen der Veranlagungstätigkeit oder im Voranmeldungsverfahren), bei Erhalt von Kontrollmaterial und Anzeigen oder auch nur im Rahmen einer behördlicherseits gesteuerten Zufallsauswahl, ohne dass die Durchführung der Kassen-Nachschau im Einzelnen gegenüber dem Steuerpflichtigen zu begründet werden muss. Der Kassenprüfer kann auch im Vorfeld der Kassen-Nachschau die Kassen und ihre Handhabung in den der Öffentlichkeit zugänglichen Geschäftsräumen beobachten und ggf. auch Testkäufe durchführen.
Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen (summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel).[1] Der Amtsträger kann u. a. zur Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenaufzeichnungen einen sog. "Kassensturz" verlangen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt.[2] Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung, bei der die Umstände im Einzelfall zu berücksichtigen sind.
Mit der Kassen-Nachschau werden in der Regel spezialisierte Kassenprüfer betraut, es können aber auch andere Amtsträger (insbesondere Betriebsprüfer) eingesetzt werden. Wer als Kassenprüfer eingesetzt wird, muss sich über einen Dienstausweis legitimieren können.
Anstelle einer Prüfungsanordnung i. S. d. § 196 AO wird dem Steuerpflichtigen zu Beginn einer Kassen-Nachschau ein Prüfungsauftrag ausgehändigt. Dieser enthält eine Anlage über die wesentlichen Rechten und Pflichten des Steuerpflichtigen im Rahmen der Kassen-Nachschau.[3]
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