Homeoffice im Rechnungswesen / 2.8 Besonderheit im Rechnungswesen

Arbeitnehmer, die physisch an Maschinen oder Produkten handeln müssen, die Menschen pflegen und behandeln und viele andere Aufgaben erfüllen, können nicht im Homeoffice arbeiten. Auch in den Bereichen, die auf den ersten Blick geeignet für das Homeoffice erscheinen, gibt es Themen, die es nicht sind. Oft sind es nur einzelne Abläufe in großen Aufgabenbereichen, die das Homeoffice scheitern lassen. Solche Situationen finden sich, wenn analoge Dokumente unumgänglich sind und wenn der direkte Kontakt zum Produkt oder zum menschlichen Partner notwendig ist.

Auch im Rechnungswesen gibt es zwischen vielen digitalisierten Abläufen immer wieder einzelne, die nicht für die Arbeit im Homeoffice geeignet sind:

• Sowohl das Controlling als auch die Buchhaltung arbeiten in engem Kontakt mit der Unternehmensführung. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen kommt es typischerweise zu täglichen Absprachen, Auskünften usw. Ob die Unternehmensführung gewillt ist, diese Kontakte auch digital stattfinden zu lassen, ist fraglich. Falls das nicht der Fall ist, müssen zumindest die Hauptansprechpartner auf die Arbeit im Homeoffice verzichten.
• In der Buchhaltung gibt es noch immer viele Dokumente, die persönlich unterschrieben werden müssen. Die Jahresabschlüsse gehören dazu, wie viele Formulare, die Kreditgeber regelmäßig erhalten. Analoge Dokumente passen aber nicht ins Homeoffice.
• Die Aufgabe der Bilanzgestaltung, z. B. die Bestimmung von Abschreibungen oder die Bewertung von Beständen, erfolgt im engen Kontakt mit den Fachbereichen. In der Praxis zeigt sich, dass diese Arbeiten schneller und mit besserem Ergebnis persönlich, also nicht im Homeoffice, erledigt werden.
• Im Controlling stellt die regelmäßige Planung die Mitarbeiter vor enormen Herausforderungen. Hier müssen die Planwerte in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen ermittelt, geprüft und angepasst werden. Dazu ist ein enger persönlicher Kontakt des Controllers mit den Planenden erfolgsbestimmend.
• Maßnahmen zur Überwindung von Planabweichungen oder zur Bewältigung von Krisen müssen flexibel, schnell und in enger Abstimmung mit den betroffenen Unternehmensbereichen entwickelt werden. Das ist im Homeoffice schwierig.
• Vor allem in kleinen Unternehmen ist die Erledigung von Zahlungen noch immer eine wichtige Aufgabe. Bereits die Einführung der digitalen Signatur hat bei den Zeichnungsberechtigten, oft Mitglieder der Unternehmensführung, gewaltige Skepsis überwinden müssen. Den Vorgang jetzt vollständig ohne persönlichen Kontakt zum Fachmann aus der Buchhaltung abzuwickeln, ist nicht immer einfach.

Diese ungeeigneten Aufgaben machen das Homeoffice im Rechnungswesen unmöglich, wenn nicht Lösungen vorhanden wären. Die Organisation der Arbeit in gemischten Strukturen, sowohl Homeoffice als auch Büro, führt zur teilweisen Nutzung von Arbeit im Homeoffice. Damit können zwar nicht alle, aber große Teile der positiven Auswirkungen realisiert werden.