Die aufgezeichneten Geschäftsvorfälle müssen in einer sachlichen Ordnung dargestellt sein. Diese Funktion erfolgt durch die Erfassung im sog. Hauptbuch. Dadurch wird auch ein schneller Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens sichergestellt. Die damit zusammenhängende Kontenfunktion erfordert bei Bilanzierungspflichtigen, dass die Geschäftsvorfälle in Personen- und Sachkonten dargestellt werden müssen. Die Kontenfunktion beinhaltet, dass die im Journal chronologisch aufgezeichneten Geschäftsvorfälle, in den einzelnen Konten in einer sachlichen Ordnung dargestellt sind. In den Konten müssen auch Eröffnungsbilanzbuchungen und Abschlussbuchungen aufgezeichnet werden, damit zu jedem bisherigen Zeitpunkt ein Zwischenstatus oder eine GuV bzw. Bilanz erstellt werden kann. Dabei müssen die Konten nach Abschlusspositionen gesammelt und nach Kontosummen oder Salden fortgeschrieben werden.
Falls bei der Nutzung unterschiedlicher DV-Systeme differierende Ordnungskriterien verwendet werden, müssen entsprechende Zuordnungstabellen vorhanden sein (z. B. beim Wechsel des Kontenrahmens oder bei Verwendung verschiedener Nummernkreise im Vor- und Hauptsystem). Hierfür können auch elektronische Mappingtabellen eingesetzt werden. Dies gilt auch bei der elektronischen Übermittlung der Daten an die Finanzbehörde. Zuordnungen über elektronische Verlinkungen oder mittels Schlüsselfeldern müssen ebenfalls nachgewiesen werden. Entsprechendes gilt auch für die Nebenbücher.
Was muss bei Verdichtungen im Hauptbuch beachtet werden?
Werden verdichtete Werte in das Hauptbuch übernommen, müssen die Einzelaufzeichnungen in den Vor- und Nebensystemen erhalten bleiben.
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