Die Grundregel ist recht einfach: Alles, was sich in der Gewinn- und Verlustrechnung auf der Sollseite, also der Aufwandsseite niederschlägt, mindert den Gewinn oder erhöht den Verlust und zehrt damit Eigenkapital auf. Solche Geschäftsvorfälle können regelmäßig sein, beispielsweise durch Personal (zu dem auch der Geschäftsführer selbst gehört!) oder durch Regelabschreibungen, was bei hohem Anlagevermögen recht erkleckliche Summen ergeben kann. Solche Geschäftsvorfälle können auch außerplanmäßig sein, etwa bei dem Ausfall von Maschinen, Fehlinvestitionen im Anlage- oder Umlaufvermögen, überteuerter Aufkauf von anderen Firmen, Rückrufaktionen.
Aber auch alles, was sich in der Gewinn- und Verlustrechnung auf der Habenseite, also der Ertragsseite nicht niederschlägt, mindert den Gewinn oder erhöht den Verlust und zehrt damit Eigenkapital auf. Das kann ebenfalls regelmäßig sein, etwa weil der Umsatz dauerhaft sinkt. Keine Lösung auf Dauer ist es, davor die Augen zu verschließen und sich mit außerordentlichen Erträgen, etwa durch die Realisierung von stillen Reserven – Stichworte hier: Verkauf von Anlagevermögen oder sale-and-lease-back – "über Wasser zu halten".
Wenn das Eigenkapital solchermaßen aufgezehrt wird, verschlechtert sich natürlich auch ganz automatisch die Eigenkapitalquote. Wenn dann aber auch noch zur Finanzierung neuer – und meist notwendiger – Investitionen oder zur Beschaffung von Umlaufvermögen Kredite aufgenommen werden, rückt das "Gespenst Überschuldung" in deutlich greifbare Nähe.
Ein GmbH-Geschäftsführer muss diese Geschäftsvorfälle erkennen und einordnen. Erreichen sie eine kritische Dimension – und das beste Anzeichen für eine Krise ist es, wenn sich potenzielle Kreditgeber "zieren", Kredite zu geben – muss unbedingt ein Überschuldungsstatus aufgestellt werden.
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