Im Vertragsrecht gilt der Grundsatz der "Formfreiheit", d. h. es besteht kein Formzwang für abzuschließende Verträge. Dieser Grundsatz ist auch auf das Steuerrecht zu übertragen, sodass das Finanzamt dem Grunde nach auch mündliche Vereinbarungen anerkennen muss.
Die grundsätzliche Formfreiheit besteht bei nahezu allen Vereinbarungen, die zwischen der GmbH und dem Gesellschafter-Geschäftsführer denkbar sind. Zu nennen sind insbesondere
- der Anstellungsvertrag,
- ein Darlehensvertrag,
- ein Miet- oder Pachtvertrag
- oder ein Kaufvertrag.
Schriftform
Wird ein Vertrag zwischen der Gesellschaft und einem Gesellschafter-Geschäftsführer geschlossen, sollte dies dennoch nur schriftlich erfolgen. Besteht nur eine mündliche Vereinbarung, wird das Finanzamt fordern, dass deren Inhalt dargelegt wird, z. B. in einem schriftlichen Inhaltsprotokoll. Doch bereits aus Gründen der Rechtssicherheit empfiehlt sich die Schriftform; dies verhindert von vornherein spätere Differenzen oder gar Rechtsstreitigkeiten zwischen den Beteiligten über den vereinbarten Inhalt.
Ist eine Schriftformklausel vorgesehen, können die Vereinbarungen dennoch durch mündliche Abreden wieder geändert oder aufgehoben werden. Dies ist jedoch nur bei Dauersachverhalten möglich und erfordert eine entsprechende Handhabung über längere Zeit hinweg. Die tatsächliche Umsetzung gilt als Nachweis der Vertragsänderung.
Damit eine vertragliche Vereinbarung auch steuerlich berücksichtigt werden kann, ist zunächst erforderlich, dass der Vertrag auch zivilrechtlich wirksam ist. Deshalb müssen die Ausnahmen vom Grundsatz der Formfreiheit beachtet werden. Für den Gesellschaftsvertrag ist bei Gründung der GmbH zwingend eine notarielle Beurkundung erforderlich.[1] Dies gilt auch für spätere Änderungen der ursprünglichen Regelungen im Gesellschaftsvertrag.[2] Wird ein Grundstück übertragen, erfordert dies ebenfalls den Gang zum Notar.[3]
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