Geschäftspartner-Compliance: Business Partner Screening ... / 2.5 Manuelle Umsetzung oder IT-Anwendung?

Bei einigen Themen stellt sich die Frage, ob Compliance-Pflichten mit manueller Sorgfalt und/oder durch IT-Anwendungen unterstützt vorgenommen werden sollen.

Ein Beispiel sind die Unternehmenspflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und der Finanzierung des internationalen Terrorismus.

• Für Unternehmen, die keine wesentliche Geschäftsbeziehungen zu Staaten haben, deren Politiker oder Wirtschaftsführer mit Sanktionen belegt sind und nicht in besonders sanktionsträchtigen Geschäftsfeldern tätig sind (etwa Öl und Energie, IT-Industrie und -Dienstleistungen, Rüstungsguter, Finanzsektor, Reisebranche und Luftfahrt), betreffen solche Pflichten eher unwahrscheinliche Risiken mit nur geringer Verbindung zu der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit.
• Das spräche dafür, den Abgleich mit den EU-Sanktions- und Terrorlisten manuell durchführen zu lassen und/oder als Compliance-eigenen Sonderprozess aufzustellen. Da es sich um Anforderungen handelt, die theoretisch jedes Geschäft betreffen können und auch Veränderungen im Laufe der Geschäftsverbindung beachtet werden müssen, wäre der Compliance-Beauftragte dann allerdings schnell mit einer mengenmäßig sehr umfangreichen Routineaufgabe belastet.
• Die Geschäftsabteilungen per Anweisung mit der manuellen Durchführung solcher Prüfungen zu beauftragen, ist auf den ersten Blick eine elegante Lösung. Sie wirft aber die Frage auf, wie groß die Chance ist, dass solche Anordnungen dann zuverlässig umgesetzt werden.

Praxis-Tipp

Abgleich mit Embargo- und anderen Listen IT-gestützt durchführen

Wir halten einen IT-unterstützten Abgleich mit den EU- und U.S-Sanktions-, Embargo-, Terroristen- und Geldwäschelisten im Rahmen des Standard-Geschäftspartner-Aufnahmeprozesses für empfehlenswert. Der Compliance-Beauftragte sollte dann bei Trefferanzeigen nach Rücksprache mit der geschäftsführenden Abteilung beurteilen, ob es sich um echte Übereinstimmungen oder nur um eine scheinbare Namensgleichheit handelt.