Geschäftspartner-Compliance: Business Partner Screening und geschäftspartnerbezogene Compliance-Pflichten

Zusammenfassung

Überblick

Für die Compliance-Risiken eines Unternehmens spielen dessen Geschäftspartner eine wichtige Rolle. Das liegt nicht nur an gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen und den Erwartungen der Öffentlichkeit. Hinzu kommen in zunehmenden Maße Anforderungen, die die Einbindung von Geschäftspartnern in die eigenen Prozesse bzw. unternehmensübergreifend industrieweite Verfahren widerspiegeln.

Dieser Beitragt gibt in Kapitel 1 zunächst einen Überblick über Geschäftspartner-bezogene Sorgfaltspflichten. Diese beschränken sich nicht allein auf den Auswahlprozess, sondern setzen sich in der Vertragsgestaltung, der fortlaufenden Zusammenarbeit und der Umsetzungskontrolle fort. Kapitel 2 erläutert, wie das Compliance Management eines Unternehmens mit den damit verbundenen Herausforderungen umgehen sollte.

Kapitel 3 zeigt für das Thema "Korruptionsprävention", welche Maßnahmen und Vorgehensweise hiermit im Einzelfall verbunden sind.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Im Beitrag wird auf folgende Gesetze verwiesen:

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG)

Außenwirtschaftsgesetz (AWG)

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Geldwäschegesetz (GwG)

Mindestlohngesetz (MiLoG)

Produktsicherheitsgesetz (ProdSG)

REACH (Gefährliche Chemikalien)

1 Die wichtigsten Anforderungen durch Gesetze und sonstige Vorschriften

Die nachfolgende, nicht abschließende Aufzählung orientiert sich an der Rechtsverbindlichkeit, nicht der wirtschaftliche Bedeutung der Anforderungen.

• Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz für gewerbliche Güterhändler

• Außenwirtschaftsverkehr (Außenwirtschaftsgesetz (AWG))

  • Exportkontrolle
  • Sanktionen, Embargos und Terrorismusbekämpfung
• Zollverfahren (Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter, AEO)
• Luftfrachtsicherheit (Anerkannter Versender)
• Mindestlohngesetz (u. a. Selbstschuldnerische Bürgenhaftung gegenüber Mitarbeitern von Auftragnehmern)
• Werk- und Dienstleistungsverträge im Grenzbereich, Scheinselbstständigkeit
• Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (Mitverantwortung des Entleihers für Einhaltung der AÜG-Bestimmungen beim Verleiher)
• Produktsicherheit (Produktsicherheitsgesetz – ProdSG)
• REACH (Gefährliche Chemikalien)
• Korruptionsvermeidung
• Gewerbeerlaubnisse für bestimmte Wirtschaftszweige
• Compliance-Kundenanforderungen
• Qualitätsmanagement in der Lieferanten- und Dienstleistungskette
• Datenschutz (DSGVO – Datenschutzgrundverordnung) und IT- und Informationssicherheit
• Nachhaltigkeit und gesellschaftliche Verantwortung

Praxis-Tipp

Detaillierte Informationen

Im Beitrag Geschäftspartnerbezogene Compliance-Pflichten finden Sie zu den einzelnen Pflichten detailliertere Erläuterungen.

Für einige Themen liegen darüber hinaus besondere Merkblätter bzw. Beiträge vor:

• Korruption verhindern: Grundlagenwissen und Verhaltensregeln
• Compliance im Einkauf mit den Arbeitshilfen Arbeitssicherheit: Checkliste für Führungskräfte, Compliance-Prüfliste für neue Produkte und Verfahren, Geschenke und Einladungen im Geschäftsleben und Umweltschutz: Aufgaben von Führungskräften
• Einsatz von Fremdfirmenpersonal im Rahmen von Werk- und Dienstverträgen mit den Arbeitshilfen Datenschutz-Vereinbarung zur Verarbeitung von Daten im Auftrag gem. Art. 28 DSGVO und Datenschutzbeauftragter, Aufgaben (nach DSGVO und BDSG 2018)
• Trade-Compliance mit den Arbeitshilfen Exportkontrolle/Außenwirtschaftskontrolle: Unternehmensrichtlinie, Dokumentation zur Beantragung einer Ausfuhrgenehmigung und Güter und Dienstleistungen mit möglichen außenwirtschaftlichen Beschränkungen
• Geldwäscheprävention für gewerbliche Güterhändler mit Mustertext Geldwäscheprävention: Erfassungs- und Meldeformular für gewerbliche Güterhändler
• Exportkontrolle nach dem Außenwirtschaftsgesetz: Pflichten beim Export und Import von Gütern, Dienstleistungen und Technologie mit den Arbeitshilfen Delegations- und Beauftragten-Richtlinie (für die Compliance-Organisation), Dokumentation zur Beantragung einer Ausfuhrgenehmigung, Exportkontrolle/Außenwirtschaftskontrolle: Unternehmensrichtlinie und Güter und Dienstleistungen mit möglichen außenwirtschaftlichen Beschränkungen
• Sicherheit in der Logistik aus Compliance-Sicht mit den Arbeitshilfen Risikomanagement- und Compliance-Koordination: Verfahrensregeln, Risikomanagement- und Compliance-Koordinationsgruppe: Arbeitsplan / Tagesordnung, AKV-Matrix (Aufgabe/Kompetenz/Verantwortung)

2 Vorgehensweise des Compliance-Managements

Vor diesem Hintergrund muss sich das Compliance-Management mit folgenden Aufgabenstellungen und Fragen befassen:

• Pflichteninventur im Rahmen der Compliance-Gefährdungsanalyse
• Auswahl von Geschäftspartnern, Vertragsgestaltung und Überwachung der Zusammenarbeit
• Inhaltliche Überschneidungen unterschiedlicher Sorgfaltspflichten
• Fach-, Compliance-Unterstützungs- und/oder Compliance-eigene Prozesse
• Standard- oder Compliance-eigener Prozess?
• Manuelle Umsetzung oder IT-Anwendung?
• Wie weit gehen die eigenen Sorgfaltspflichten?

2.1 Pflichteninventur im Rahmen der Compliance-Gefährdungsanalyse

Mit Erstellung des Compliance-Risikoprofils für das Unternehmen lässt sich zunächst feststellen, welche Anforderungen im Einzelnen bestehen und welche Abteilungen oder Funktionen davon betroffen sind. Der Beitrag "Compliance-Gefährdungsanalyse: Risi...