Gemeinkostenoptimierung: Erfahrungen mit dem 4-Phasen-Mo ... / 2 Fallbeispiel Technik GmbH & Co. KG

2.1 Das Unternehmen

Mittelständisches Unternehmen für Gebäudetechnik

Die Technik GmbH & Co. KG^[1] (im Folgenden: Technik GmbH) wurde Anfang des 19. Jahrhunderts gegründet und ist heute weltweit einer der führenden Anbieter für Haustechnik und Haussteuerung. Weltweit hat das Unternehmen mehr als 2.000 Mitarbeiter an 5 Produktionsstandorten. Der Hauptsitz des Unternehmens mit 1.100 Mitarbeitern befindet sich in Rheinland-Pfalz.

Wesentliches Merkmal des Geschäftsmodells der Technik GmbH ist die stetige Weiterentwicklung der vorhandenen Produktpalette als Antwort auf immer neue Anforderungen im Markt. Ähnlich wie in vielen anderen Branchen sind auch hier häufig die Anforderungen bereits kurz nach der Entwicklung überholt und kurze Reaktionszeiten erforderlich. Darüber hinaus muss sich die Technik GmbH gegen den wachsenden Druck internationaler Hersteller behaupten. Gerade im Bereich der High-End Produkte (Premium-Markt) hat die Technik GmbH bisher noch ihr Hauptstandbein, doch auch in dieses Marktsegment drängen mehr und mehr internationale Anbieter.

[1] Name und Daten anonymisiert.

2.2 Ausgangssituation

Durch genaue Planungen und frühzeitige Einbindung von Lieferanten kann die Technik GmbH auf die ständig wechselnden Markterscheinungen reagieren. Dabei hat das Unternehmen in den vergangen Jahren einen Einkauf aufgebaut, der sich mit allen A- & B-Lieferanten intensiv beschäftigt. Außerdem können durch diverse Optimierungsprojekte auch im Bereich der C-Teile Kosten gespart werden.

Fokus auf Optimierung der Beschaffung

Durch strukturierte Abläufe im Einkauf konnte der Chief Procurement Officer (CPO) in den letzten Jahren intensiv den Kostenblock im Einkauf reduzieren. Dennoch wurden gerade hier Grenzen erreicht, bei denen primär auf partnerschaftliche Zusammenarbeit gesetzt wurde, die aber den Kostenblock nicht mehr wesentlich reduzieren konnten. Um weitere Kostentreiber aufzudecken und auch nachhaltig zu reduzieren, entschied der CPO ein Projekt mit externer Begleitung durchzuführen. Hierbei sollten alle wesentlichen Kostentreiber aufgedeckt und untersucht werden.

2.3 Wesentlicher Kostentreiber: Gemeinkosten

Gemeinkosten wurden unterschätzt

Bereits zu Beginn des Kostenoptimierungsprojekts konnte festgestellt werden, dass die Gemeinkosten bei der Technik GmbH bisher nur wenig betrachtet wurden. Es wurden Aussagen wie "Man unterschätzt diese Kosten oft." oder "Wir sind uns gar nicht genau bewusst, was alles in diesen Bereich fällt." an das Projektteam herangetragen. Dabei wurde schnell deutlich, dass eine detaillierte Bearbeitung von gemeinkostenrelevanten Themen bisher nicht stattgefunden hat und in den letzten Jahren erheblich vernachlässigt wurde.

Abb. 2: Verteilung Einkaufsvolumen Technik GmbH (Stand: 2010)

Eine transparente Darstellung des Einkaufsverhaltens der letzten Jahre zeigte ein deutlich ansteigendes Einkaufsvolumen im Bereich der Gemeinkosten, was sich nicht nur auf eine höhere Auslastung zurückführen lässt (s. Abb. 2). Gerade in diesem Bereich wurden die Einkaufskonditionen nur geringfügig verhandelt und ein Kostencontrolling de facto nicht aufgebaut.

Einkaufsteam wollte schon oft die Gemeinkostenbereiche angehen

Des Weiteren bestand das Problem, dass durch mangelnde Ressourcen eine Bearbeitung dieses Themas selbst bei einer geordneten Struktur der gemeinkostenrelevanten Warengruppen nur schwer möglich war, da bei der Technik GmbH die zeitliche Auslastung der Mitarbeiter an der Obergrenze war: "Wir wollten schon oft diesen Themenbereich genauer unter die Lupe nehmen, allerdings frisst uns das Tagesgeschäft auf. Unser Fokus liegt eindeutig in der Beschaffung der Materialien sowie Bearbeitung der Projekteinkaufsthemen."