Im Personalcontrolling sollten – entsprechend der drei Management-Ebenen – konzeptionell drei Ebenen (jeweils inklusive Reporting-Aufgaben) unterschieden werden: normatives, strategisches und operatives Personalcontrolling. Nachstehend werden Idealtypen von drei (Teil-)Stellenbeschreibungen des Personalcontrollers formuliert.
Der normative Personalcontroller ist mit Aspekten der Unternehmens- und Personalpolitik beschäftigt[1] und
- sorgt für Problembewusstsein bei den Führungskräften.
- bringt einen unternehmensinternen Diskussions- und Sparringprozess über Fragen der normativen Unternehmensführung in Gang.
- analysiert kritisch Status und Potenzial der Umsetzung der Elemente des Humankapitals, der Werte und Moral sowie der Chancen und Risiken für die künftige Entwicklung des Unternehmens.
- sorgt innerhalb der Führung für einen Konsens, dass ein Problemlösungsprozess über Vision, Mission, Normen, Werte und Leitbild zu organisieren ist.
- initiiert, moderiert und koordiniert den Kommunikations- und Diskussionsprozess über Konsens- und Konfliktpotenziale, unterschiedliche Standpunkte, Werte, Meinungen, Interessen, Vorbehalte, Widerstände zu Wertefindung und Normbildung.
- institutionalisiert normative Soll-Ist-Vergleiche und bereitet bei Abweichungen Verbesserungs- und Regelungsmaßnahmen vor.
- installiert und pflegt ein Früherkennungssystem über den Grad der Akzeptanz der Werte.
- sorgt für die Koordination zwischen normativem, strategischem und operativem HR-Management.
Folgender ausgewählter Instrumente kann sich das normative Personalcontrolling z. B. bedienen: Werte-Check, Moral-Check und Normative Bilanz.
Der strategische Personalcontroller:
[2]
- analysiert Stärken und Schwächen der Potenziale der Mitarbeiter sowie ihre Chancen und Risiken für das Unternehmen.
- unterstützt die Entwicklung der strategischen Personalziele und sorgt für deren termingerechte Verabschiedung.
- initiiert, moderiert und koordiniert die Erarbeitung von Strategien und stellt deren termingerechte Verabschiedung sicher.
- überprüft das Passen ("Fit") der Personalstrategien zu Personal und Kultur.
- institutionalisiert strategische Soll-Ist- und Soll-Wird-Vergleiche und bereitet bei Abweichungen Steuerungs- und Regelungsmaßnahmen vor.
- baut ein Früherkennungssystem auf und leitet schwache Signale, z. B. Gerüchte über bevorstehende Kündigungen, in verdichteter Form weiter.
- stellt die Umsetzung der erarbeiteten Strategien in operative Maßnahmen sicher.
- leitet bei Bedarf die Überprüfung und Anpassung der Strategien an geänderte Umfeldbedingungen ein.
Folgender ausgewählter Instrumente kann sich das strategische Personalcontrolling z. B. bedienen: Personal-Portfolio, Strategisches Personalkostencontrolling, Personalrisikomanagement.
Der operative Personalcontroller:
[3]
- sorgt für die Ausarbeitung von extern und intern gewonnenen Prämissen als Basis für die Planung.
- koordiniert die Personalbereichspläne zum Gesamtpersonalbudget.
- stellt sicher, dass die operativen Personalpläne und -ziele in Übereinstimmung mit den strategischen Personalplänen und -zielen stehen.
- institutionalisiert operative Soll-Ist-Vergleiche, ermittelt Abweichungen und deren Ursache sowie die Auswirkungen von Abweichungen auf die geplanten Ziele.
- unterrichtet das Personalmanagement auf allen Ebenen über den Stand der Zielerreichung und der Planeinhaltung und entwickelt dazu aussagekräftige Personalkennzahlen.
- veranlasst, dass bei Abweichungen im Einzelfall Maßnahmen ergriffen werden, um die geplanten Eckdaten des Personalbereichs nach Möglichkeit doch noch zu erreichen.
- steuert bei Bedarf die Umsetzung von Anpassungsmaßnahmen.
In der Praxis des operativen Personalcontrollings spielen erfahrungsgemäß folgende Instrumente eine Rolle: Personal-Budgets samt Soll-Ist-Vergleichen, Personalkennzahlen (hier sollte eine Kontaktstelle zum Nachhaltigkeitscontrolling bestehen), Vergleiche und Benchmarking sowie Zero Base Budgeting.
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