Die Initiative zum Formwechsel geht entweder vom Management oder den Anteilseignern aus. Die Vorbereitung beginnt, wenn zu erwarten ist, dass die notwendige Mehrheit für den Umwandlungsbeschluss der Anteilseigner zustande kommt.
Im Vorfeld des Formwechsels sind der Umwandlungsbericht zusammen mit der Vermögensaufstellung und dem Entwurf des Umwandlungsbeschlusses als Anlagen anzufertigen. Diese Unterlagen sind den Anteilsinhabern zur Kenntnis und Prüfung zuzuleiten bzw. bei der AG oder der KGaA in den Geschäftsräumen auszulegen.
Existiert ein Betriebsrat, muss ihm binnen eines Monats vor dem Umwandlungsbeschluss der Beschlussentwurf vorgelegt werden. Der Umwandlungsbericht und die Vermögensaufstellung müssen dem Betriebsrat nicht zur Verfügung gestellt werden.
Entbehrlichkeit des Umwandlungsberichts
Auf den aufwendigen Umwandlungsbericht und die Vermögensaufstellung kann verzichtet werden, wenn sich alle Gesellschafter hiermit einverstanden erklären. Das Einverständnis muss notariell beurkundet werden.
Der Umwandlungsbericht einschließlich der Vermögensaufstellung ist ferner entbehrlich, wenn alle Anteilsinhaber der formwechselnden Gesellschaft gleichzeitig zur Geschäftsführung berechtigt sind, wie dies im oben genannten Beispiel der Fall ist. In diesem Fall wird davon ausgegangen, dass die Anteilsinhaber umfassende Kenntnis von allen relevanten Umständen haben.[4]
Kernstück des Formwechsels ist der Umwandlungsbeschluss der bisherigen Anteilseigner. Er erfolgt auf der Grundlage eines Umwandlungsberichts. Der Umwandlungsbericht
- informiert die Anteilseigner über die rechtlichen und wirtschaftlichen Auswirkungen des Formwechsels. Hierzu gehören insbesondere die Änderungen, die sich aus der veränderten Mitgliedschaft ergeben, einschließlich der steuerrechtlichen Änderungen.
- macht die finanzielle Tragweite der Transaktion deutlich. Hierzu dient eine Vermögensaufstellung, aus der unter Benennung der Verkehrswerte die finanziellen Konsequenzen des Formwechsels klar werden.
Hierbei sollen die Vor- und Nachteile aufgezeigt werden. Den Anteilsinhabern muss ihre künftige Beteiligung dargelegt und das Barabfindungsangebot erläutert werden.
Den Umwandlungsbericht erstatten alle Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs, unabhängig von ihrer konkreten Vertretungsmacht. Sämtliche Organmitglieder des Geschäftsführungsgremiums unterzeichnen den Umwandlungsbericht, in unserem Beispiel also die 3 geschäftsführenden Gesellschafter. Dem Umwandlungsbericht wird die erwähnte Vermögensaufstellung beigefügt. In ihr werden nicht die Buchwerte aus dem Rechnungswesen, sondern die tatsächlichen Werte angesetzt. Die Vermögensaufstellung ist Bestandteil des Umwandlungsberichts.
Vereinfachung bei Wechsel von einer Kapitalgesellschaft in eine andere
Findet ein Formwechsel von einer Kapitalgesellschaft in eine andere statt (z. B. eine AG in eine GmbH), kann auf eine Vermögensaufstellung verzichtet werden.
Werthaltigkeitsnachweis führen
Es ist aber ein sog. Werthaltigkeitsnachweis zu führen. Dies wird aus § 220 UmwG gefolgert. Denn die sog. herrschende Meinung ist der Ansicht, dass ein Formwechsel nur stattfinden darf, wenn ein Reinvermögen in Höhe der künftigen Stammkapitalziffer vorhanden ist. Im Rahmen des Formwechsels darf das Grundkapital, das bei der AG mindestens 50.000 EUR beträgt, beibehalten oder auch auf mindestens 25.000 EUR herabgesetzt werden. Dieses Vermögen muss dann aber tatsächlich vorhanden sein, was nachzuweisen ist, am besten durch den letzten Jahresabschluss und eine Werthaltigkeitsbescheinigung eines Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers, wobei hier auch vertreten wird, dass eine Bewertung des bisherigen Unternehmens, das seine Rechtsform wechselt, zum Ertragswert erfolgen kann.[5] Gibt es bei der bisherigen Gesellschaft Verlustvorträge bzw. ein Reinvermögen unter 25.000 EUR, darf der Formwechsel nicht erfolgen.
Bei der Umwandlung einer Personengesellschaft in eine GmbH müssen die Anteilsinhaber sich darüber im Klaren sein, dass die Rechte und vor allem die haftungsrechtlichen Verantwortlichkeiten des GmbH-Gesellschafters wesentlich von denen eines Personengesellschafters abweichen. Insbesondere der Komplementär einer KG, der bisher persönlich und unbeschränkt haftete, hat nunmehr als GmbH-Gesellschafter eine gänzlich andere Position. Der Komplementär einer KG kann bei einem Formwechsel in die GmbH aus der Gesellschaft ausscheiden.[6] Die Bestimmung der GmbH-Anteile kann deshalb häufig nicht schematisch im Verhältnis der bisherigen Kapitalkonten erfolgen, sondern muss individuell festgelegt bzw. ausgehandelt werden.
Prüfung bei Barabfindungsangeboten erforderlich
Bei einem Formwechsel ist grundsätzlich weder eine Umwandlungsbilanz aufzustellen noch eine Prüfung durch Prüfer erforderlich. Barabfindungsangebote müssen jedoch auf ihre Angemessenheit hin geprüft werden.
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