Fast Close / 4 Beschleunigung der Jahresabschlusserstellung: Ansätze und Beispiele für die Praxis

Die Möglichkeiten und Ansatzpunkte zum Erreichen eines Fast Close sind vielfältig. In jedem Unternehmen gibt es individuelle Besonderheiten und Abläufe, die eine spezielle Herangehensweise an das Fast-Close-Projekt erfordern. Im Folgenden werden einige Beispiele genannt:

• Vorgelagerte Abteilungen liefern abschlussrelevante Informationen und Unterlagen zu spät oder in schlechter (Daten-) Qualität. Fixe Termine mit entsprechender Überwachung und Eskalationssteuerung sowie exakte Anforderungen über Inhalt und Qualität der Daten dienen der Beschleunigung.
• In vielen Unternehmen werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erst nach Ultimo angestoßen und im Laufe des Folgemonats abgeschlossen. Eine Umstellung des Abrechnungszeitpunkts beschleunigt nicht nur den letzten Monatsabschluss, sondern auch die Bereitstellung der Daten für die Rückstellungen im Personalbereich.
• Anfällige Datenschnittstellen erschweren die Übernahme von Daten aus Vorsystemen (ERP-System, Fakturierung, Anlagenbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung) und erfordern zeitaufwändige, manuelle Eingriffe. Oftmals ist hierfür die Unterstützung der internen oder gar einer externen IT erforderlich, die weitere Verzögerungen verursacht.
• Komplexe und zu detaillierte Kontenpläne führen zu einer starken Datenstreuung mit intensiven Abstimm- und Korrekturmaßnahmen. Der Zeitaufwand wird zusätzlich erhöht, wenn eine hohe Anzahl an individuell angelegten Sachkonten vorliegt.
• Unklare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb des Jahresabschlussteams sowie mangelhafte Vertretungsregelungen verursachen unnötige Rückfragen und Verzögerungen. Sind die erforderlichen Voraussetzungen geschaffen und stimmt die interne Kommunikation, führen auch urlaubs- und krankheitsbedingte Ausfälle nicht zu Verspätungen.
• Die Suche nach Dokumenten und deren Bereitstellung ist ein häufiges Ärgernis bei der Jahresabschlusserstellung. Die Einführung und umfassende Nutzung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems verkürzt diese Such- und Bereitstellungszeiten erheblich. Durch Einrichtung entsprechender Workflows sind die dazu gehörigen Prozesse optimiert und standardisiert. Allerdings ist die Einführung solcher Systeme in der Praxis sehr kostenintensiv und zeitaufwändig.
• Die späte Bildung von Rückstellungen gepaart mit Kommunikationsproblemen der involvierten Abteilungen verzögert den Jahresabschluss. Durch exakte Vorgaben an die jeweiligen Abteilungen und angepasste Abläufe können die notwendigen Informationen schneller und effektiver bereitgestellt werden. Die Einführung oder Anpassung eines Risikomanagement-Systems kann darüber hinaus erheblich zur Beschleunigung bei der Ermittlung und Bewertung von Rückstellungen beitragen.
• Durch Überarbeitung des Forderungsmanagements reduziert sich der Aufwand bei der Ermittlung des Wertberichtigungsbedarfs von Forderungen. Einzel- und Pauschalwertberichtigungen stehen zum Stichtag des Jahresabschlusses schneller und zuverlässiger zur Verfügung.
• Je besser das unterjährige Berichtswesen ist, desto früher liegen Informationen vor, um Bilanzgestaltungsmaßnahmen ergreifen zu können. Mitunter können schon parallel zur Bilanzerstellung zielgerichtete Bilanzgestaltungsmaßnahmen umgesetzt werden.
• Eine intensive Einbindung des Steuerberaters und Wirtschaftsprüfers in den (überarbeiteten) Prozess der Jahresabschlusserstellung und – sofern erforderlich – der Abschlussprüfung trägt zur Beschleunigung bei. Je früher die Berater und Prüfer involviert sind, desto geringer sind zeitintensive Abstimmarbeiten und Korrekturläufe.