ESG-Softwarelösungen: Eine funktionale Anforderungsanalyse / 4 Der Auswahlprozess step-by-step

Die Auswahl der richtigen ESG-Software erfordert einen strukturierten Ansatz. Der Prozess kann in mehrere Schritte unterteilt werden, die im Folgenden beschrieben werden.

Anforderungsanalyse

Der erste Schritt bei der Auswahl von ESG-Software besteht darin, eine gründliche Anforderungs- und Wesentlichkeitsanalyse durchzuführen. Dies beinhaltet die Identifizierung der spezifischen Anforderungen des Unternehmens an die ESG-Berichterstattung. Es ist wichtig, die internen Stakeholder einzubeziehen und die Bedürfnisse der Fachabteilungen zu berücksichtigen.

Was Unternehmen nicht tun sollten, ist die Auswahl einer einzelnen Abteilung (z. B. IT, CO, ESG/Sustainability) allein zu überlassen. Auch die Berichtsanforderungen an externe Stakeholder, z. B. aus regulatorischen Gründen, sollte bei dieser Analyse Beachtung finden.

Technologische Anforderungen, die später bei der Ableitung einer Long- und Shortlist von Relevanz sind, sind in der Regel:

• Betriebsart und Bereitstellungsmodell (Cloud-basiert (SaaS), On-premises, Hybrid)
• Datenverarbeitung und Datenspeicherung (In-memory, multidimensional, relational/SQL-basiert, NoSQL)
• Integration mit Quellsystemen (ERP, CRM, etc.) oder Drittanbietern (Data Provider, BI-Tools (Power BI, Tableau, Qlik), etc.)
• Datentransfer (Flexible Schnittstellen (API), Konnektoren, Standards und Protokolle)
• Verfügbare Clients (Full Client, Web Client, Mobile Client) und Zugriffsarten (Office-/Excel-Integration, Native Anwendungen (z. B. via Desktop-App))
• Lizenzierung und Kostenstruktur (Nutzer- und nutzungsabhängige Lizenzmodelle, funktionsbasierte Lizenzmodelle, Support-Dienstleistungen)

Die Anforderungen sollten klar und präzise dokumentiert werden, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können und die Lösungen und den Anbieter mittels eines Lastenheftes evaluieren zu können.

Marktanalyse

Nach der Anforderungsanalyse sollte eine umfassende Marktanalyse durchgeführt werden. Wie aufgezeigt gibt es eine Vielzahl von ESG-Softwareanbietern auf dem Markt. Dabei ist es ratsam, anhand einer Longlist (30-40 Anbieter) eine Shortlist (3-6 Anbieter) von potenziellen Lösungen abzuleiten und diese anhand vordefinierter Kriterien, sofern ohne Anbieterpräsentation oder PoC möglich, zu bewerten.

Proof-of-Concept (PoC)

Ein PoC kann helfen, die Eignung der ausgewählten ESG-Software zu überprüfen. Diese Art der vergleichenden Detailevaluierung mehrerer Softwareanbieter untereinander beinhaltet die Implementierung eines kleinen Teils der Software in einer Testumgebung, im Idealfall vor Ort beim Unternehmen. Eine solche Vorgehensweise ermöglicht es dem Unternehmen, die Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Leistung und Integrationsfähigkeit der Software in die bestehende Systemlandschaft zu testen.

Ein PoC ist insbesondere dann aussagekräftig, wenn allen Anbietern dieselben Rahmenbedingungen geboten werden und mehrere Anbieter miteinander verglichen werden. Zu empfehlen ist außerdem, dass der Softwareanbieter mit einem Projektteam antritt, dass auch im Falle einer Beauftragung den Implementierungsprozess begleiten würde.

Evaluierung und Auswahl

Nach dem PoC sollte eine umfassende Bewertung der getesteten Software durchgeführt werden. Um eine ausgewogene Evaluation aller internen Anforderungen zu gewährleisten, sollte eine anschließende Bewertung vom gesamten involvierten Projektteam durchgeführt werden. Dies beinhaltet die Bewertung der Software anhand vordefinierter Kriterien (z. B. gemäß Lastenheft) wie:

• Funktionalität,

• Benutzerfreundlichkeit,

• Skalierbarkeit,

• Flexibilität und Kosten sowie

• interner Compliance- und IT-Security-Anforderungen.

Basierend auf den Ergebnissen der Evaluierung kann eine fundierte Entscheidung unter Einbezug aller Beteiligten getroffen werden.

Implementierung und Integration

Die Implementierung und Integration der ausgewählten ESG-Software ist ein wichtiger Schritt. Hierfür sollte ein klarer Implementierungsplan erstellt und alle relevanten Stakeholder einbezogen werden. Die Integration mit anderen Systemen sollte sorgfältig geplant und durchgeführt werden, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Neben der internen IT kann es sich anbieten, externe Dienstleister oder den Support des Softwareanbieters hinzuzuziehen. Vorab sollte wie schon angeführt geklärt werden, inwiefern Support seitens des Anbieters im Angebotspreis inklusive ist.

Überwachung und Bewertung

Nach der Implementierung ist es wichtig, die ESG-Software zu überwachen und regelmäßig zu bewerten. Dies beinhaltet die Überprüfung der Einhaltung von KPIs, die Bewertung der Benutzerzufriedenheit und die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten. Regelmäßiges Feedback seitens der Benutzer und Stakeholder kann helfen, die Software kontinuierlich zu optimieren. Interne Schulungen können sicherstellen, dass negatives Feedback nicht auf Anwenderfehler zurückzuführen ist.