Zur Aufrechterhaltung der Datenqualität wird vom Projektteam ein eigener Prozess bei Aufdeckung mangelhafter Datenqualität erstellt und eingeführt. Wann immer im laufenden Betrieb ein Datenfehler entdeckt wird, ist dieser Prozess zu starten. Dabei ist es irrelevant, ob der Fehler vom Sachbearbeiter (z. B. bei der Weiterverarbeitung von Daten), vom Abteilungsleiter (z. B. bei Arbeitskontrollen) oder vom Controlling (z. B. bei einer der regelmäßigen Datenanalysen) entdeckt wurde. Ziel des Prozesses ist es, die Fehlerart (z. B. Tippfehler, Wissensfehler, Wiederholungsfehler), Fehlerquelle, Fehlerbeseitigung und wirksame Abstellmaßnahmen (z. B. Nachschulungen) für den aktuellen Fall herauszuarbeiten.
Zur Dokumentation ist im Rahmen des Prozesses ein einseitiges Dokument auszufüllen, bei dessen Aufbau sich das Projektteam bei der Reklamationsbearbeitung in der Qualitätssicherungsabteilung bedient hat. Angelehnt an die 8D- oder 4D-Reports werden in dem Dokument die Datenfehler beschrieben, Ursachen analysiert und gegebenenfalls Abstellmaßnahmen zur Fehlervermeidung in der Zukunft dokumentiert.
8D- und 4D-Report im Qualitätsmanagement
Der 8D- und 4D-Report stellt im Qualitätswesen ein bewährtes und häufig angewendetes Dokument bei der Reklamationsbearbeitung dar. Qualitätsorientierte Kunden haben im Beanstandungsfall ein großes Interesse daran, die Ursachen des Fehlers (beim Lieferanten) zu kennen, wirksame Abstellmaßnahmen in Kraft zu wissen und zukünftige Wiederholungsfehler zu vermeiden. Die Erstellung eines 8D- oder 4D-Reports durch den Lieferanten gewährt eine analytische und systematische Vorgehensweise und vollständige Dokumentation des Fehltritts. Zentrales Ziel ist es, die wahren Ursachen des Fehlers zu identifizieren und nicht nur die Symptome zu beheben.
Die Erstellung des Reports erfordert dabei 8 zwingende Disziplinen:
- D1: Zusammenstellung eines Analyse-Teams
- D2: Beschreibung des Kern-Problems
- D3: Festlegung der Sofortmaßnahmen zur Schadensbegrenzung
- D4: Feststellen der Fehlerursachen
- D5: Planung von Abstellmaßnahmen zur Fehlervermeidung
- D6: Einführung von Abstellmaßnahmen
- D7: Fehlerwiederholung verhindern
- D8: Erfahrungsaustausch und Würdigung der Teamleistung
Der 4D-Report ist eine gekürzte Variante des 8D-Reports und wird vornehmlich bei kleineren Fehlern für die schnelle interne Bearbeitung und Berichterstattung verwendet. Er besteht aus den Disziplinen D1 bis D4.
Vom Controlling werden in definierten Abständen vorgefertigte Datenanalysen durchgeführt, um zu überprüfen, ob die regelmäßigen Dateneingaben in den verschiedenen Systemen eine hohe Datenqualität aufweisen. Grundlage für die Analysen ist der für den jeweiligen Anwendungsbereich definierte Sollzustand der Daten, die Vorgaben in den veröffentlichten Anweisungen und die Datenqualitätskennzahlen. Bei der Auswahl eines passenden Instruments für die Datenanalysen hat sich das Projektteam in Abstimmung mit dem Controlling für den Geschäftsanalysedienst "Power BI" entschieden.
Power BI
Mit der Sammlung von Business Intelligence Tools für die cloudbasierte Analyse von Unternehmensdaten unter der Bezeichnung "Power BI" können Verbindungen zu verschiedenen Daten in unterschiedlichen Systemen hergestellt, modelliert und visualisiert werden. Das Toolset eignet sich insbesondere zur Überwachung von Geschäftsprozessen und -ergebnissen. Die cloudbasierte Architektur ermöglicht ortsunabhängige Auswertungen in Echtzeit; bei Bedarf visualisiert in Berichten und Dashboards. Als Datenquellen sind nahezu jede Datenbank, jeder Webservice und jedes Dateiensystem ansteuerbar.
Der Rhythmus der vorgefertigten Datenqualitäts-Analysen wird vom Leiter Rechnungswesen definiert. Der Analyserhythmus ändert sich, sobald das Ergebnis eine bestimmte Anzahl in Folge unter einem vordefinierten Zielwert lag.
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