Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 3.1 Vollständigkeit

Das Kriterium Vollständigkeit ist erfüllt, wenn der entsprechende Datensatz an sich vorhanden ist und alle geforderten Bestandteile (Attribute) enthält. Die erforderlichen Attribute werden zum einen durch die sog. "Muss-Felder" (Pflichteingabefelder) und die individuellen geforderten Zusatzfelder definiert. So ist in der Regel systemseitig eine Kreditorennummer ein Pflichteingabefeld zur eindeutigen Identifizierung und Unterscheidung. Ein Kreditorenname kann grundsätzlich mehrfach vorkommen (z. B. "Müller GmbH"), aber eine Kreditorennummer darf nie 2 Mal vorhanden sein.

Neben der Pflichteingabe "Kreditorennummer" sind weitere Eingaben, abhängig von den individuellen Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens, erforderlich. So sollte es z. B. eine – bestenfalls schriftliche – Vorgabe geben, ob und wie Adress-, Kommunikations- und Sonderfelder zu befüllen sind.

Praxis-Beispiel

Vollständigkeit des Datensatzes "Debitorenstammdaten"

Systemseitig ist bei der VolleDaten GbR eine eindeutige Debitorennummer als Pflichtfeld definiert. Da das Mahnwesen des Unternehmens papiergebunden abgewickelt wird, sind die Adressfelder sowie der Ansprechpartner beim Debitor zur sicheren Zustellung von Mahnungen vollständig zu befüllen. Da vereinzelt Kundengutschriften zur Auszahlung kommen, sind zusätzlich die Bankdaten des Debitors zu hinterlegen.

Die Vollständigkeit ist gegeben, wenn alle systemseitig und individuell vorgeschriebenen Attribute vorhanden sind; im oben genannten Beispielsfall wären das:

Nr.	Attribut	Vorgabe	vorhanden?
1	Debitorennummer	System
2	Debitorenname	Intern
3	Ansprechpartner Anrede	Intern
4	Ansprechpartner Vorname	Intern
5	Ansprechpartner Nachname	Intern
6	Ansprechpartner E-Mail	Intern
7	Straße	Intern
8	Hausnummer	Intern
9	Postleitzahl	Intern
10	Ort	Intern
11	Land	Intern
12	Bankname	Intern
13	IBAN	Intern
14	BIC	Intern