Digitalisierung im Rechnungswesen: Hohe Datenqualität – ... / 2.6 Fehlerursache Vorgaben

Fehlen klare Anweisungen und Vorgaben, wie die Datenerfassung zu erfolgen hat, wird sich im Laufe der Zeit der berühmte "Schlendrian" einstellen: Dateneingaben werden aus Bequemlichkeitsgründen abgekürzt, relevante Daten wie z. B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei der Stammdatenanlage werden ausgelassen, weil sie gerade nicht verfügbar sind und Datenanpassungen werden zur Zeitersparnis erst gar nicht vorgenommen.

Optimalerweise werden die wesentlichen Anforderungen an die Datenqualität durch schriftliche Arbeitsanweisungen dokumentiert und vorgegeben. Neben den wesentlichen Arbeitsprozessen werden diese somit Grundlage für die Ablieferung von guter Arbeit der Sachbearbeiter im Rechnungswesen. Zusätzlich zur Dokumentation sind entsprechende Schulungen und Überprüfungen hinsichtlich der dauerhaften Anwendung der Vorgaben von Bedeutung.