Digitalisierung im Controlling: Planung und Berichtswesen / 5 Forecast: Mit aktuelleren Daten zu zeitnahen Reaktionen

Der Forecast ist eine regelmäßige Anpassung der Planung an die jeweils aktuelle Ist-Situation. Dabei handelt es sich um eine regelmäßige Neuplanung des aktuellen Planungszeitraums unter Berücksichtigung der bisherigen Entwicklung. Dabei gilt es, ein Zeit- und ein Kapazitätsproblem zu lösen.

Zeitproblem: Grundsätzlich wird im Forecast die bisherige Entwicklung der wichtigsten Parameter als Grundlage für eine Plankorrektur verwendet. Während die aktuellen Daten für den Absatz oder Umsatz relativ früh vorliegen, werden andere Parameter wie Fertigungskosten oder realisierte Margen in analogen oder teildigitalisierten System erst spät errechnet. In der Praxis führt das dazu, dass der Forecast erst Wochen nach Abschluss einer Periode erfolgen kann, die Reaktionen darauf kommen dann manchmal zu spät.

Kapazitätsproblem: Der Forecast verlangt sowohl in der Fachabteilung als auch im Controlling wesentliche Arbeitszeit. Grundsätzlich müssen aus der Planung bekannte Modelle gerechnet werden, um die Planänderung festzustellen. Um die benötigte Zeit zu reduzieren, wird der Forecast in der Praxis oft nicht jeden Monat durchgeführt. Auch erfolgt eine Beschränkung auf wenige wichtige Planungsinhalte.

Beide Probleme können durch eine weitgehende Digitalisierung gelöst werden. Eine digitalisierte Buchhaltung mit ebenso digitalisierter Kostenrechnung stellt dem Controlling die notwendigen Daten für die Berechnung der Parameter sehr viel früher zur Verfügung. Ein überwiegender Teil der Prozesse bei der Berechnung des Forecasts können autonom eingerichtet werden. Oft werden die gleichen Modelle wie bei der Unternehmensplanung verwendet. Der Prozess des Forecast kann nicht nur schneller, sondern auch ohne zusätzlichen Aufwand zu einem Ergebnis führen.

Wenn alle Daten im Unternehmen digital und in autonomen Prozessen entstehen, kann das Rechnungswesen diese Aktualität nutzen und sich von der Periodenabhängigkeit lösen. Die Kosten- und Leistungsdaten sind immer aktuell. Der Forecast könnte permanent durchgeführt werden. Dazu wird bei jeder Buchung geprüft, welche Auswirkungen diese auf die Planerfüllung hat. Entsprechend schnell kann eine Korrekturplanung durchgeführt werden. Maßnahmen zur Erreichung der jetzt geplanten Ziele werden frühzeitig umgesetzt, der Erfolg ist größer.

Ob die permanente Neuplanung im Rahmen des Forecast sinnvoll ist, muss individuell entschieden werden. In vielen Fällen sollte zunächst die Wirkung der Maßnahmen erkannt werden, um dann besser nachsteuern zu können. Auf jeden Fall ist es sinnvoll, den Forecast in kürzeren Zeiträumen und mit aktuelleren Daten durchzuführen. Voraussetzung dafür ist:

• Die Digitalisierung nicht nur im gesamten Rechnungswesen, sondern auch in den Fachbereichen, die von einem Forecast betroffen sind.
• Die Schaffung von autonomen Prozessen zur Durchführung der Berechnungen, die auch die Abweichungen feststellen und den Erfolg von Maßnahmen kontrollieren können.
• Die Umsetzung der Planungsvorgänge in den Fachbereichen in autonome Prozesse. Nur wenn die Fachleute nicht selbst planen, sondern dies dem digitalisierten Ablauf überlassen, kann der Forecast wirksam beschleunigt werden.
• Die Verantwortung für die verbleibenden Entscheidungen auf dem Weg zum Forecast wird auf die operative Ebene verlegt. Hier entstehen die Daten, hier werden die Maßnahmen umgesetzt. Die Entwicklungen werden hier wesentlich früher erkannt.

Praxis-Beispiel

Mehr Forecast

Die folgende Abbildung zeigt den Vergleich zweier Systeme mit der gleichen Ausgangssituation. Im oberen Beispiel werden die Forecasts noch hauptsächlich analog durchgeführt. Es gibt nur Zeit und Kapazität für 2 Forecasts in der Planungsperiode. Im unteren Beispiel wird durch die Digitalisierung der Forecast zum großen Teil autonom erledigt. Im gleichen Planungszeitraum können 8 Forecasts durchgeführt werden.

Abb. 1: Forecasts in analoger und digitaler Umgebung

Die vermehrten und früheren Forecasts führen in der digitalisierten Welt am Ende der Periode sogar zu einem Istwert, der etwas oberhalb des ursprünglichen Planungswerts liegt. Das analoge System endet etwas unterhalb des ursprünglichen Planwerts. Aufgrund der besseren Information durch die digitalen Forecasts können die dazugehörigen Maßnahmen früher und mit aktuellerem Bezug gewählt werden. Sie sind wirksamer und führen zu einem vollständig anderen Verlauf der Istwerte.