Digitale Konsolidierung als Wegbereiter für das Manageme ... / 3.1 Inhaltliche Voraussetzungen

Um eine jederzeitige proaktiv-prognostizierende, ganzheitliche und mehrdimensionale Steuerung unter Berücksichtigung der granularen Anforderungen an Informationsbreite und -tiefe zu realisieren und die dafür notwendigen Konsolidierungen durchführen zu können, stellen sich hohe Anforderungen an die Generierung und Prozessierung der Daten.

3.1.1 Datenbasis

Eine aussagekräftige, mehrdimensionale Analyse erfordert abgestimmte und überleitbare Ergebnisse über sämtliche externe und interne Dimensionen und Hierarchien hinweg. Wesentliche Grundlage hierfür sind:

• Inhalt:

  • konzernweit abgestimmte Kontenpläne
  • Kontierungsanweisungen
  • Bilanzierungsrichtlinien

• Organisation und Prozesse:

  • Stammdaten
  • Governance – Prozesse

Für eine multidimensionale Auswertung sind sämtliche Zusatzkontierungen aus den unterschiedlichen Bereichen bei allen Buchungen zu erfassen. Die Anforderungen an die Zusatzinformationen ergeben sich wiederum aus dem Steuerungsmodell.

Es lassen sich mehrere Cluster und Beispiele für Datenkategorien der Nebenkontierungen definieren:

• Organisationseinheiten: Profit Center, Kostenstellen, Verantwortungsbereiche usw.
• Produktdimensionen: Produkte bzw. Produktgruppen oder Service-Anwendungen, sonstige Kostenträger, Vertriebskanäle, Umsatzarten usw.
• Markt-/Kundendimensionen: (End-)kunden bzw. Kundengruppen, Zwischenhändler, Regionen usw.

Ziel ist, dass aus einer integrierten Datenbasis alle Dimensionen zu einem abstimmbaren Konzernergebnis führen. Voraussetzung dafür ist, dass jeder Buchungssachverhalt alle Dimensionsausprägungen enthält und diese Kennungen eindeutig sind. Jede Buchung enthält alle Informationen somit bereits zum Buchungszeitpunkt. Es erfolgt möglichst keine zeitlich nachgelagerte Veränderung mehr, z. B. keine nachträgliche Buchung von Sekundärkosten. Solche Umbuchungen und sachlich logischen Zuordnungen zu Verantwortungsbereichen werden in Zukunft im Zeitpunkt der Buchung generiert werden müssen. Um logisch eine Überleitung zwischen allen unterschiedlichen Dimensionen zu gewährleisten, ist die Buchung der Zusatzkontierung zwingend erforderlich. Dies bedeutet in der Praxis, dass bereits zum Buchungszeitpunkt alle Informationen für den korrekten Buchungsvorgang vorhanden sein müssen. Eine weitgehend automatische Erfassung der Informationen (z. B. in der Logistik oder bei der Rechnungserfassung) führt zu besseren Voraussetzungen als wenn eine Vielzahl der Vorgänge noch manuell betrieben wird. Auch erfordert die zeitgleiche Buchung von spezifischen Accounting- und Controlling-Kontierungen eine hohe fachliche Kompetenz, um diese Buchungen qualitativ korrekt zu erfassen.

3.1.2 Vorgelagerte Prozesse

Eine prozessuale Voraussetzung für die Implementierung einer digitalen Konsolidierung ist die Verlagerung von Prozessen in die Periode. Dies bedeutet nicht nur, dass einzelne Aktivitäten des Abschlussprozesses an vorgelagerten Deadlines erfolgen (z. B. durch Hard-Close-Ansätze), sondern auch, dass Aktivitäten kontinuierlich durchgeführt werden (Continuous Accounting). Mit der digitalen Konsolidierung und der Erfordernis der untermonatlichen steuerungsunterstützenden Konsolidierung erhalten die vorgelagerten Prozesse eine weitaus größere Bedeutung.

Es ist nun nicht mehr der alleinige Zweck, am Periodenende Geschwindigkeit zu gewinnen, sondern auch eine jederzeitige Konsolidierung ("Any-time") zu ermöglichen. Die hierfür benötigte Datenverfügbarkeit und -qualität ist somit auch jederzeit vorzuhalten und sollte bereits zum Transaktionszeitpunkt sichergestellt sein. Daraus ergibt sich eine Notwendigkeit, die im gesamten Konzern gebuchten Zahlen durchgehend auch über Buchungskreisgrenzen hinweg einheitlich zu erfassen.

Als Beispiel sind hier die buchungskreisübergreifenden (cross-company) Buchungen von IC-Transaktionen zu nennen. Diese können in einem vollständig integrierten ERP-System zeitgleich sowohl auf Sender- als auch Empfängerseite gebucht werden. Dadurch werden Unterschiede aus der zeitlichen Betrachtung / Bearbeitung verhindert. Je nach Sachverhalt kann sogar eine abweichende Akzeptanz der gebuchten Geschäftsvorfälle umgangen werden, indem aus der Sachlogik heraus begründet eine Seite der Geschäftsbeziehung als führend definiert wird ("Forderung führt"). Diese geschäftsspezifischen Sachverhalte müssen bei dem Aufsatz eines einheitlichen Financial Core Systems erarbeitet werden.

Neben den sogenannten vollautomatisierten IC-Transaktionen (meist aus dem operativen Geschäft) wird es aber auch weiterhin einen zumindest geringen manuellen Aufwand für die Abstimmung zwischen den Geschäftspartnern geben. Diese Abstimmung kann durch rechtliche Ausnahmen oder Einzelsachverhalte begründet sein und sollte prozessual in der Abschlussgestaltung berücksichtigt sein.

Abb. 4 veranschaulicht diese Thematik.

Abb. 4: Prozessuale Änderungen in der Periode

Im Ergebnis werden hierdurch zwei wichtige Ziele der Abschluss- und Konsolidierungsprozesse unterstützt:

• Ziel 1: Es wird ein erheblicher Teil des Aufwandes in die Periode verlagert und findet nicht mehr innerhalb des zeitkritisch...