Der Fahrrad-Leasinganbieter wird sich zu gegebener Zeit bei den betroffenen Arbeitnehmern melden und über das Ende der Leasinglaufzeit und die Optionen des weiteren Vorgehens informieren. Diese Mitarbeiterinformation dient nur dazu, wenn der Arbeitgeber schon früher informieren will (z. B. aufgrund von langen Lieferzeiten für E-Bikes bei einem neuen Dienstrad-Leasingvertrag) und den Arbeitnehmern genügend Zeit zur Vorbereitung geben möchte.
Bei den bestehenden Dienstrad-Leasingmodellen müssen insbesondere 2 Problemfelder beachtet werden, damit der Dienstrad-Nutzer und der Arbeitgeber nicht unwissentlich in eine Steuerfalle treten.
Steuerfalle 1: Kaufoption im Vertrag
Dem Arbeitnehmer darf keine Kaufoption im Vertrag eingeräumt werden – weder im Leasing- noch im Überlassungsvertrag. Ansonsten ist das Modell "Dienstrad" grundsätzlich gefährdet. Ein Arbeitgeber, der dem Arbeitnehmer eine Kaufoption im Vertrag gewährt und damit auf die eigene Mehrerlös-Chance bei Vertragsende verzichtet, gilt wirtschaftlich nicht mehr als Leasingnehmer. Stattdessen wird der Arbeitnehmer zum wirtschaftlichen Leasingnehmer und das Fahrrad wird nicht mehr als Dienstrad behandelt.
Die Konsequenz wäre: Der Arbeitgeber müsste Lohnsteuer und Sozialversicherung nachzahlen, denn das Rad würde steuerlich so behandelt werden, als hätte der Arbeitnehmer es direkt selbst geleast. Außerdem müsste der Arbeitgeber die als Vorsteuer geltend gemachte Umsatzsteuer ans Finanzamt zurückzahlen. Dasselbe gilt, wenn die Kaufoption nicht vom Leasinganbieter selbst, sondern von dem Fachhändler, der das Dienstrad liefert, eingeräumt wird.
Steuerfalle 2: Kauf unterhalb des Marktverkaufspreises nach Ende der Laufzeit
In der Regel werden die Diensträder nach Leasingende den Arbeitnehmern zum Kauf angeboten. Die Leasinganbieter werben mit niedrigen Restkaufpreisen, je nach Anbieter zwischen 4 % und 10 % des Neupreises. Der Händlerverkaufswert eines Fahrrads oder E-Bikes ist nach Ende der Leasinglaufzeit jedoch in den allermeisten Fällen höher, d. h. es entsteht ein zusätzlicher geldwerter Vorteil bei dem verbilligten Kauf nach Leasingende, der auch versteuert werden muss. Wenn das Dienstrad nicht zur Steuerfalle werden soll, darf der Kaufpreis bei Vertragsende also entweder nicht unter dem Händlerverkaufswert liegen oder bei einem geringeren Kaufpreis muss die Differenz als Lohnzufluss versteuert werden. Für die steuerliche Behandlung des Preisvorteils spielt es keine Rolle, ob der spätere Verkauf an den Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber selbst erfolgt oder durch den Leasinganbieter bzw. den Fachhändler, der die Diensträder liefert und bei Vertragsende vom Leasinganbieter zurücknimmt.
Die meisten Leasinganbieter übernehmen diesen geldwerten Vorteil aus dem Preisvorteil und pauschalieren mit 30 % nach § 37b Abs. 1 EStG. Kauft hingegen der Arbeitgeber das Dienstrad und schenkt es dann dem Arbeitnehmer, kann er die Steuer für diesen Sachbezug, wenn er zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird, mit einem Pauschalsteuersatz von 25 % erheben.
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