Wie bereits erwähnt, beschränkt sich das Controlling im Rahmen der Seed-Phase auf die Einschätzung der Liquidität. Der CFO hat die Aufgabe, erstmalig die Controllingfunktionen im Unternehmen zu definieren und in die Arbeitsabläufe einfließen zu lassen. Bei der Signavio GmbH werden die bestehende Systemlandschaft, das Monatsreporting und der Budgetierungsprozess zuerst analysiert. In allen drei Bereichen zeigt sich ein erheblicher Handlungsbedarf aus Sicht des Controllings. In den ersten Monaten liegt der Schwerpunkt auf einer Konzeptionsphase für die Ausgestaltung der Finanz- und Controllingabteilung. Nach der Identifikation der Handlungsschwerpunkte schließt sich unmittelbar die Personalaufbauphase an. Ab diesem Zeitpunkt werden erstmalig Fachkräfte für den Finanzbereich eingestellt. Diese sind für einen erfolgreichen Ablauf der bevorstehenden Projekte im Finanzbereich notwendig.
Die erste Maßnahme des CFOs besteht in der Selektion und Implementierung eines ERP-Systems. Da die bisherige Systemlandschaft lediglich auf einen operativen Ablauf ausgerichtet ist, können aus den vorhandenen Stamm- oder Vergangenheitsdaten keine verlässlichen Analysen, ein Forecast oder ein Budget erstellt werden. Der CFO legt mit dieser Entscheidung den Grundstein für zukünftige Analysen und den Budgetierungsprozess. Vor der Einführung des ERPs ist dabei vor allem die Zuständigkeit und Verantwortlichkeit des Rechnungswesens festzulegen. Diese Festlegung ist für ein zügiges Reporting unverzichtbar. Um eine zuverlässige und fehlerfreie Bearbeitung sicherzustellen, sollte die Abteilung bereits zu Beginn des ERP-Projektes mit der erforderlichen Anzahl an Mitarbeitern besetzt sein. Damit lässt sich ein reibungsloser Übergang von externen zu internen Verantwortlichkeiten sicherstellen und mögliche Probleme können frühzeitig ausgeräumt werden.
Mit der ERP-Einführung besteht erstmals die Möglichkeit Kostenstellen für die Funktionsbereiche zu definieren. Diese Kostenstellen sind die Basis für das spätere Funktionscontrolling.
Die bisherige Belegschaft zeichnet sich durch einen geringen Altersdurchschnitt, wenig Führungserfahrung und ein starkes Gemeinschaftsgefüge aus. Dies macht Kontrollmechanismen oder transparente Kostenaufstellungen bislang entbehrlich. Mit zunehmender Größe steigt jedoch das Bedürfnis nach Kostentransparenz. Die ERP-Einführung bietet an dieser Stelle Gelegenheit, Strukturen zu schaffen, welche eine bessere Informationsversorgung und eine Steuerung durch das Controlling ermöglichen. Die nun vorhandenen Berichte machen Auswertungen für Bereiche und konkrete Handlungsempfehlungen möglich. Damit diese jedoch angewendet werden können, ist eine erhebliche Aufklärungsarbeit innerhalb des Unternehmens notwendig. Den Führungskräften müssen ihre nunmehr vorgegebenen Budgets und Mechanismen zur zuverlässigen Planung erläutert werden. Das Controlling leistet in diesem Bereich umfängliche Konzeptionsarbeit. Dies erfordert sowohl fundiertes Fachwissen als auch Moderationsfähigkeit vom Controller.
Das Start-Up-Umfeld fordert vom gesamten Finanzbereich eine flexible Arbeitsweise. In dieser Phase stellt das Wachstum die zentrale Steuerungsgröße für die gesamte Unternehmung dar. Detaillierte Kostenbetrachtungen werden als weniger bedeutend angesehen. Das Controlling muss in diesem Umfeld ein Gleichgewicht in der Betrachtung von Umsatz und Kosten finden. Durch gezielte Auswertungen oder Initiativen kann das Umsatzpotential weiter ausgeschöpft werden. In einem stark vertriebsgetriebenen Umfeld muss das Controlling ein kostenbewusstes Gegengewicht darstellen, um transparent auf ausufernde Kosten hinzuweisen.
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