Graumann[1] fordert ausgehend von der Rechtsprechung insbesondere die Beantwortung folgender Fragen bei der Vorbereitung solcher Entscheidungen:
- Welche Ziele werden bei der Entscheidung verfolgt?
- Welche Handlungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung?
- Wie wirken sich die Handlungsmöglichkeiten auf die Ziele aus?
- Wie sind die prognostizierten Wirkungen im Hinblick auf Nutzen und Risiko zu bewerten?
Entscheidungsvorlagen sollten insbesondere die nachfolgend erläuterten Informationen enthalten.[2]
Zunächst sollte kurz erläutert werden, womit sich die Entscheidungsvorlage eigentlich befasst und über was genau entschieden werden soll. Insbesondere sollte angeführt werden, welche Ziele durch die Entscheidung erreicht werden sollen. Dabei sollte auch Bezug genommen werden auf die oberste Zielgröße des Unternehmens und damit den Beurteilungsmaßstab, anhand dessen verschiedene bestehende Handlungsoptionen bei der Entscheidungsvorbereitung bewertet wurden. Speziell ist ein risikogerechter und modellbasierter Unternehmenswert als Kennzahl für das Ertrag-Risiko-Profil der Handlungsoptionen hier sinnvoll.[3] Ebenfalls anzugeben sind bestehende Nebenbedingungen, die die Menge der Handlungsoptionen einschränken und es ermöglichen, auch die Anzahl der später genauer betrachteten Handlungsoptionen vorab zu reduzieren. Nebenbedingungen können sich ergeben über die im Unternehmen verfügbaren Ressourcen (z. B. Managementkapazitäten) oder aus von der Unternehmensführung formulierten Sicherheitszielen (z. B. in Form von Mindestanforderungen an das Rating).
Zu jeder Entscheidungsvorlage gehört eine Beschreibung der Ausgangssituation (Ist-Zustand). Eine Beschreibung der Ausgangssituation wird oft auch bereits vor die Erläuterung der Handlungsoptionen gestellt. Des Weiteren sind in der Entscheidungsvorlage die betrachteten Handlungsoptionen, die beurteilt werden, zu benennen. Zur Beschreibung der Handlungsoptionen sollte eine erste (qualitative) Beurteilung erfolgen, was durch die Angabe von Vor- und Nachteilen möglich ist.
Entscheidungen beziehen sich auf die Zukunft und damit sind Prognosen für die (unsichere) zukünftige Entwicklung erforderlich. Neben Prognosen für den Status Quo (man macht zunächst einmal nichts anderes als bisher) sind Prognosen für alle betrachteten Handlungsoptionen erforderlich, um zu zeigen welche Auswirkungen hier erwartet werden, insbesondere für Cashflows, Gewinne, Ertrag und das oben spezifizierte Ziel sowie die Nebenbedingungen. Dabei sollte erläutert werden, wie diese Prognosen erstellt wurden. Zudem sind die wesentlichen Annahmen zu nennen, auf denen die Prognosen basieren. Die meisten Annahmen sind unsicher, weil hier Abweichungen möglich sind, d. h. es bestehen also Chancen und Gefahren (Risiken). Unternehmerische Entscheidungen bei einer nicht sicher vorhersehbaren Zukunft sind immer mit Risiken verbunden, weil (1) die Entwicklung des Umfelds und (2) die Auswirkungen der Maßnahme selbst unsicher sind. Eine wesentliche Aufgabe der Entscheidungsvorbereitung ist folglich eine strukturierte Identifikation, Quantifizierung und Aggregation der mit den jeweiligen Handlungsoptionen verbundenen Risiken. Vor allem sind die unsicheren Planannahmen als Risiken zu erfassen (z. B. durch die Angabe von Mindestwert, wahrscheinlichsten Wert und Maximalwert der entsprechend möglichen Ausprägungen oder der Angabe alternativ denkbarer Zukunftsszenarien). Aus Planung und Prognose in Verbindung mit den Risiken ergeben sich realistische Bandbreiten der Zukunftsentwicklung.[4]
Für die eigentliche Beurteilung sind Ertrag und Risiko gegeneinander abzuwägen (unter Berücksichtigung der oben schon spezifizierten eher qualitativen Vor- und Nachteile der Handlungsoption, die in der Quantifizierung berücksichtigt sein sollten). An dieser Stelle empfiehlt sich der Einsatz sog. risikoorientierter Bewertungsverfahren, die das Ertrag-Risiko-Profil der Handlungsoption auf den Unternehmenswert als Erfolgsmaßstab abbilden.[5] Chancen und Gefahren (Risiken) wirken auf den Erwartungswert der Cashflows und Erträge und den Diskontierungszinssatz (Kapitalkosten): mehr Risiko führt zu höheren Anforderungen an die erwartete Rendite und damit zu höheren Kapitalkosten. Eine Gesamtwürdigung rundet die Entscheidungsvorlage ab. Eine ausdrückliche Empfehlung für eine bestimmte Handlungsoption ist nicht erforderlich.
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