Business Cases: Aufbau und Dokumentation überzeugender E ... / 4.2 Auftrag und Projektziele

Das vorrangige Ziel einer Entscheidungsvorlage ist es:

• die Aufgabenstellung und
• das damit verbundene Problem oder die damit verbundene Chance des Entscheiders

möglichst wirksam und effizient zu lösen.

Das bedeutet speziell:

• Sie müssen die Ziele und den Arbeitsauftrag herausarbeiten.
• Sie sollten versuchen, den Auftraggeber im Vorfeld strategisch zu beraten.
• Nur wenn der Auftrag und die Ziele des Entscheiders und die Aufgaben klar definiert sind, kann die Vorlage auch erfolgreich umgesetzt werden.

Dabei ist der Auftrag mit den verbundenen Zielen so konkret und präzise wie möglich zu definieren:

• Endverhalten/-zustand: Die Zielzustände sollten beschrieben werden, als ob das Ziel schon erreicht wäre. Dabei konzentriert man sich idealerweise auf beobachtbares Verhalten und nutzt eine positive Sprache. Die zu erreichenden Ziele sollten S.M.A.R.T.^[1] formuliert werden.
• Rahmenbedingungen: Eckdaten wie Abgabetermine, Ressourcenverfügbarkeit, Qualitätsanforderungen, Umfang des Konzepts, zu nutzende Medien, weitere technologische Rahmenbedingungen sind zu konkretisieren.
• Maßstäbe: Die Erfolgs-, Entscheidungs- oder Auswahlkriterien müssen sowohl verbal als auch als konkrete Kennzahl definiert sein.

Schon bei der Auftrags- und Zielklärung ist zu berücksichtigen, dass die kurz- und mittelfristigen Projektziele einen Beitrag zur Erreichung der mittel- bis langfristigen Unternehmens- und Geschäftsbereichsziele leisten müssen.^[2]

Abb. 5: Projektziele mit den strategischen Zielen des Unternehmens oder des Geschäftsbereichs verknüpfen.

Grafische Darstellung anstreben

Der Ersteller des Business Case sollte den mit der Entscheidungsvorlage angestrebten Endzustand auch grafisch darstellen. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Das vermittelt beim Entscheider ein Verständnis für den Umfang und die Auswirkungen des geplanten Vorhabens. Die später in der Vorlage ausgearbeiteten Alternativen und Optionen sind grafisch umzusetzen z. B. als:

• Geschäftsmodelle oder Marktkennziffern bei Markt-Cases,
• Prozesse, Systeme oder Strukturen bei Infrastrukturvorhaben.

Abb. 6: Zielzustände bzw. Problemlösungen sind ganzheitlich auch grafisch zu beschreiben.

[1] Das Akronym S.M.A.R.T. steht typischerweise für die Eigenschaften "Specific", "Measurable, Attainable", "Relevant", "Time-bound".

[2] vgl. Brugger 2005; S. 51.