Budgetwirksamkeit als Maßstab der Einkaufseffektivität: ... / 3 Messung von Budgeteffekten – Design eines integrierten Messprozesses

Der dreigliedrige Messprozess

Per Definition sollte die Messung von Budgeteffekten bereits mit der Budgetierung beginnen. Um die Möglichkeit zu haben, auch u. a. Kostenvermeidung als Teil der neu definierten Savings abbilden zu können, müssen Budgeteffekte geplant, strukturiert umgesetzt, gemonitort und anschließend im Gesamten gemessen werden. Daraus ergibt sich ein dreigliedriger Messprozess, der aus Abb. 2 ersichtlich wird: Einkaufsplanung, Realisierung und Steuerung sowie Messung.

Im Geschäftsjahr (GJ) n-1 werden funktionsübergreifende Planungsanalysen durchgeführt, in denen sowohl der Bedarf als auch die Nachfrage und die Prozesse genau beleuchtet werden. Auf Basis dieser Planungsinformationen und -ergebnisse erarbeitet der Einkauf seine Strategien auf Warengruppenebene und operationalisiert diese durch konkrete Einsparungsmaßnahmen und -potenziale. Am Ende der Planungsperiode werden daraus die geplanten Budgeteffekte für das GJ n abgeleitet. Früher wurde dieses Einsparpotenzial z. T. unsystematisch an die Fachseite weitergeleitet, woraufhin diese es ggf. in ihren Budgets berücksichtigt hat. Mit dem neuen Ansatz wird diese Information innerhalb funktionsübergreifender Beschaffungsteams kommuniziert und dokumentiert. Somit wird es nicht nur möglich, Einsparpotenziale, die bereits im Budget enthalten sind, auch als Savings auszuweisen, sondern auch das Kapital im Unternehmen effizienter zu verteilen und einzusetzen. Der Einkaufsplan muss in GJ n strukturiert und zielorientiert umgesetzt werden. Gemäß einer Härtegradlogik werden die geplanten Einkaufsmaßnahmen graduell implementiert, Marktpotenziale kontinuierlich überprüft sowie ein System zum Umsetzungsmonitoring installiert. Nach Ablauf des GJ n werden die realisierten Budgeteffekte mit den geplanten abgeglichen sowie On-top-Effekte festgehalten, die über den Plan hinaus realisiert werden konnten. Nach Anpassung der Planungsannahmen, primär aufgrund veränderter Mengen, erfolgt die Jahresendmessung und mit ihr die Feststellung der gesamten Budgeteffekte. Für GJ n+1 fließen diese wiederum mit den organisatorischen Einkaufskosten und dem Einkaufsvolumen in die Berechnung des RoS für GJ n ein.

Abb. 2:Integrierter Prozess zur Messung der Budgeteffekte des Einkaufs

Was im Detail hinter den einzelnen Schritten steckt, wird im Folgenden mithilfe von vier Designregeln (Abb. 3) näher erläutert.

Abb. 3:Übersicht über die vier Designregeln

3.1 Designregel 1: Definition von Messvoraussetzungen

Anwenderfreundliches Messhandbuch als Voraussetzung

Die Grundvoraussetzung für eine solide Messung ist eine eindeutige, zugängliche und nachvollziehbare Messdokumentation. Nur wenn alle mess-involvierten Parteien wissen, worum es geht, was ihre Aufgabe ist und vor allem, wie man misst, können verlässliche Ergebnisse erzielt werden. Aus diesem Grund ist ein anwenderfreundliches Messhandbuch notwendig, das alle relevanten Informationen überschaubar beinhaltet. Folgende Abschnitte sollten darin dokumentiert werden:

• Zielsetzung: Der Einkäufer sollte den Grund sowie die Relevanz einer soliden Messung verstehen. Er sollte sie "leben" und nicht nur durchführen.

• Savingsdefinition: Alle Arten von Einsparungen, die als solche vom Controlling akzeptiert werden, sollten in diesem Abschnitt definiert werden:

  • Preissenkung,
  • Prozesskostensenkung,
  • Kostenvermeidung,
  • Cashflow-Savings,
  • GuV- versus Budgetsavings usw.
• Bandbreite: Hier sollten alle Kategorien und Warengruppen aufgeführt werden, innerhalb derer Einsparungen realisiert werden können.
• Kompetenzen: Das Verständnis von einem Einkäufer und damit auch die Erwartungen an ihn müssen klar definiert werden. Wird erwartet, dass er taktisch lediglich Preisreduktionen erzielt oder als "cost challenger" motiviert das Beste für das Unternehmen herausholt?
• Prozessdarstellung: Der Messprozess – von der Planungsintegration bis zur Jahresendberichterstattung – mit sämtlichen funktionalen Schnittstellen, Fristen usw. sollte für Zwecke der Compliance klar skizziert werden.
• Messregeln: Die Messmethodologie als der Hauptteil des Messhandbuchs fixiert Messreferenzlinien und deren Unterschiede im direkten und indirekten Bereich, bei wiederkehrenden Bedarfe versus Einmalbedarfe usw. Ebenso die Handhabung von jahresübergreifenden Effekten, wie bei Rahmenverträgen oder Anlagegütern, muss darin geklärt werden.
• Monitoring: Die Funktionsweise der Software zur Überwachung der Maßnahmenumsetzung sollte in diesem Abschnitt dem Anwender verdeutlicht werden.
• Berichterstattung: Für das Savings Reporting Tool bedarf es klarer Richtlinien, welche Einsparungen wann eingespeist werden dürfen. Ebenso müssen Abgabe- und Meldefristen hinterlegt werden.
• Fragen & Antworten: Um immer wiederkehrenden Fragen und Unklarheiten vorzubeugen, können in der Q&A-Sektion relevante Fragen bereits im Vorfeld geklärt werden.
• Kontaktdaten: Für Rückfragen sollten die Verantwortlichen für das Messhandbuch sowie weitere relevante Ansprechpartner aufgeführt werden.

Diese Liste ist ggf. unternehmensspezifisch zu erweitern.

Übersetzungsmatrix als Grundvorausse...