Savings als unzureichende Effektivitätskennzahl
Im Moment wird in der Praxis die Höhe der Einsparungen primär als Kennzahl für die Effektivität des Einkaufs genutzt. Diese besitzt allerdings für die Steuerung nicht genügend Aussagekraft, da sie nicht in Relation zu anderen elementaren Kenngrößen des Einkaufs, wie dem Einkaufsvolumen, gesetzt wird.
Gleichzeitig sollte die Kennzahl noch weitere Kriterien erfüllen:
- Zukunftsorientiert: Ausdruck vergangener sowie zukünftiger Szenarien für Managemententscheidungen.[1]
- Ganzheitlich: Erfassen von taktischen sowie strategischen Leistungen.[2]
- Integriert: Einbettung in bestehende Performance-Management-Systeme.[3]
- Transparent: Basierend auf einem nachvollziehbaren Messprozess zur Nachhaltigkeitssteigerung.[4]
- Vergleichbar: Klare Messregeln für den unternehmensinternen Vergleich.[5]
Da für den Einkauf noch kein geeigneter Bezugsrahmen existiert, wurde auf Basis des Return on Investment (RoI) als etabliertes Rentabilitätskonzept auf Unternehmensebene eine geeignete Finanzkennzahl für den Einkauf entwickelt, die den Anforderungen gerecht werden soll:
| Return on Spend | = | Einkaufseinsparungen – organisatorische Einkaufskosten |
| Einkaufsvolumen |
RoS – Einkaufserfolg in Relation zum Einkaufsvolumen
Gemäß dem RoI setzt der Return on Spend (RoS) den Erfolg des Einkaufs ins Verhältnis zu dessen Umsatz. Allerdings kann nur das Einkaufsvolumen angerechnet werden, das ausschließlich vom Einkauf gesteuert und verantwortet wird. Im Idealfall stellt dieses das Gesamteinkaufsvolumen eines Unternehmens dar. Aus diesem Grund muss das Einkaufsvolumen nach folgender Formel eruiert werden:
| RoS Einkaufsvolumen | = | Direktes + Indirektes Einkaufsvolumen – Maverick Buying |
- Direktes Einkaufsvolumen: Einkaufsobjekte, die direkt in das Endprodukt einfließen.
- Indirektes Einkaufsvolumen: Einkaufsobjekte, die für die Aufrechterhaltung des Unternehmens notwendig sind, allerdings nicht direkt in das Endprodukt einfließen.
- Maverick Buying: Objekte, die nicht zentral vom Einkauf, sondern dezentral von der Fachseite eingekauft werden.
Kritische Szenarien in der Savingsmessung
Für die weiteren Ausführungen wird Transparenz im Einkaufsvolumen vorausgesetzt. Für die Erfassung der organisatorischen Kosten gibt es bereits zahlreiche etablierte Konzepte.[6] Höhere Aufmerksamkeit benötigen die Einkaufseinsparungen. Die folgenden drei Szenarien (Abb. 1) zeigen auf, dass traditionelle Preiseinsparungen die Einkaufsleistung nicht ganzheitlich erfassen können:
Abb. 1:Einsparungsszenarien zur Widerlegung der traditionellen Savingsdefinition
In den Fällen a) und b) kann der Einkauf seine Einsparungen in Form von Kostenvermeidung nicht geltend machen, da sie nicht nachweisbar sind. In Fall c) kann der Einkauf zwar Einsparungen nachweisen, wobei allerdings in der traditionellen Rechnung nicht ersichtlich wird, dass der Einkauf eigentlich mehr Einsparungen hätte erzielen können. Diese Beispiele zeigen, dass die traditionelle Savingsmessung für die fortschrittliche Rolle des Einkaufs nicht mehr adäquat ist, da sie seine Leistung weder ganzheitlich noch unverzerrt darstellt. Außerdem soll ein geeignetes Messobjekt nicht nur Materialpreiseinsparungen, sondern auch Kosteneinsparungen auf der Prozessebene abbilden.
Budgeteffekte als neues Erfolgsmessobjekt
Für diese Zwecke kommt nur der Budgetbezug infrage. Praktiker und Wissenschaftler stimmen darin überein, dass der Einkauf den Unternehmenserfolg und somit auch Budgets durch seine Aktivitäten unmittelbar beeinflusst und Budgets im Idealfall wiederum sämtliche Kosten beinhalten. Somit erscheint es sinnvoll, Einkaufssavings im Budgetkontext zu messen. Die Budgetierung ist ein institutionalisierter Planungsprozess, in dem Material- und Prozesskosten für die jeweilige Fachseite funktionsübergreifend geplant und festgelegt werden, und fungiert somit als geeigneter Bezugsrahmen für die Kalkulation der neu definierten Einkaufssavings: Budgeteffekte – als Gesamtheit aller budgetwirksamen Einsparungen des Einkaufs innerhalb eines Geschäftsjahres.
Aus diesem Grund kann die RoS-Formel wie folgt umformuliert werden:
| Return on Spend = | Budgeteffekte – organisatorische Einkaufskosten |
| Einkaufsvolumen |
Somit ergibt sich nicht nur ein neues Messobjekt für den Wertbeitrag des Einkaufs, sondern auch eine zeitliche Verschiebung im Messprozess. Traditionell wurden am Ende des Geschäftjahres die erzielten Savings addiert und berichtet. Um allerdings auch die Einsparungen, die von Anfang an und bislang undokumentiert in die Budgets integriert wurden, als budgetwirksamen Einkaufserfolg abbilden zu können, muss die neue Messlogik bereits bei der Planung und Budgetierung beginnen. Aus diesem Grund werden im nächsten Abschnitt ein Konzept sowie Handlungsempfehlungen präsentiert, die die Basis für die Einführung von Budgeteffekten und die Integration des Einkaufs in die Budgetierung darstellen.
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