Der Trend zum Einsatz von Groupware verstärkt die Bereitschaft der Nutzer, private Hardware auch für Zwecke im Steuerbüro einzusetzen. Als Groupware wird eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche oder räumliche Distanz hinweg bezeichnet. Zu denken ist dabei in Bezug auf BYOD beispielsweise an den Einsatz von webbasierten To-Do-Listen, gemeinsamen Terminkalendern oder aber Content-Management-Systemen (CMS) – also Systeme, die eine Gruppenzusammenarbeit fördern. So ist der Hauptunterschied zwischen Groupware und anderer Software, die Isolation der Benutzer voneinander zu reduzieren. Das heißt, Groupware schafft ein Gewahrsein über die Kollegen und deren Aktivitäten.
Groupware ist damit die Umsetzung der theoretischen Grundlagen der computergestützten Gruppenarbeit[1] in eine konkrete Anwendung. Neben der Software werden gelegentlich auch Hardwarekomponenten zu einer Groupware hinzugezählt. Dies hängt insbesondere damit zusammen, dass häufig beides einander bedingt. Das heißt, Groupware ist ein computer-basiertes System, das eine Gruppe von Personen in ihrem Aufgabengebiet oder Ziel unterstützt und eine Schnittstelle für eine geteilte Arbeitsumgebung bietet.
Eine zweite wichtige Eigenschaft ist die Anpassbarkeit derartiger Systeme. Da jede Gruppe anders ist und Groupware auch auf die individuellen Anforderungen eingehen muss, gibt es üblicherweise nicht eine Lösung für alles. In der Softwareindustrie wird Groupware gerne mit Produkten von Microsoft wie Outlook, Teams oder Exchange sowie Produkten von IBM wie Lotus Notes beziehungsweise Lotus Domino gleichgesetzt. Das heißt, Groupware ist als Kombination von E-Mail, Terminkalendern, Adressbüchern und ToDo-Listen zu verstehen.
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