Handels- und steuerrechtlich gilt, dass die Bilanz vollständig zu sein hat.[1] Welche einzelnen Positionen in die Bilanz aufzunehmen sind, richtet sich nach den GoB sowie nach den Regelungen der §§ 4 Abs. 1, 5 Abs. 1 EStG und §§ 140 –146 AO.[2] Handelsrechtlich sind in der Bilanz alle betrieblichen Vermögensgegenstände[3] und Schulden sowie die aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten vollständig anzugeben.[4] Dies gilt allerdings nur, soweit es nicht gestattet oder sogar geboten ist, gewisse Positionen außer Acht zu lassen.
Es kann geboten sein, unwesentliche Positionen außer Ansatz zu lassen.[5] Die Frage der Wesentlichkeit ist dabei nicht nach dem Einzelaufwand, sondern nach der Bedeutung für das Unternehmen zu beurteilen.[6][7] Es entspricht andererseits einer kaufmännischen Gepflogenheit, voll abgeschriebene Vermögensgegenstände wenigstens mit einem Erinnerungswert von "1 EUR" anzusetzen. In seiner jüngeren Rechtsprechung rückt der BFH von dem Wesentlichkeitsgrundsatz ab. Den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und den Regelungen des EStG lasse sich keine Beschränkung der Pflicht zur Bildung von Rückstellungen auf wesentliche Verpflichtungen entnehmen.[8]
Die vollständige und sachlich richtige (Steuer-)Bilanz ist der Besteuerung zugrunde zu legen[9]. Dabei ist die Richtigkeit nicht nur an objektiven Kriterien zu messen. Vielmehr ist eine Bilanz auch sachlich richtig, wenn sie denjenigen Kenntnisstand widerspiegelt, den der Kaufmann im Zeitpunkt der Bilanzaufstellung bei pflichtgemäßer und gewissenhafter Prüfung haben konnte.
Dieser Grundsatz erfährt Einschränkungen, soweit Umstände vorliegen, die steuerlich in die Vergangenheit zurückwirken, wie z. B. bei Nichteinhaltung gesetzlich angeordneter zeitlicher Voraussetzungen für die Gewährung einer Steuervergünstigung.[10] Handelsrechtlich sind nicht zu passivierende Verbindlichkeiten aus Haftungsverhältnissen[11] unter der Bilanz zu vermerken.
Aufzeichnungspflichten im Taxigewerbe
Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität sind bestimmte Berufsgruppen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung entbunden. Im Bereich des Taxigewerbes genügen die sog. Schichtzettel in Verbindung mit den Angaben, die sich auf dem Kilometerzähler und dem Taxameter des einzelnen Taxis ablesen lassen, den sich aus der Einzelaufzeichnungspflicht ergebenden Mindestanforderungen. Die Schichtzettel sind Einnahmeursprungsaufzeichnungen; sie enthalten Angaben, aus denen sich die Höhe der Umsätze und damit auch der Betriebseinnahmen unmittelbar ergibt. Damit wird den branchenspezifischen Besonderheiten dieses Gewerbes Rechnung getragen.[12]
Allerdings rechtfertigt der Umstand der sofortigen Zahlung keine Ausnahme von der grundsätzlichen Einzelaufzeichnungspflicht.[13]
Unterlagen sind geordnet aufzubewahren.[14] Diese Aufbewahrungspflicht ist akzessorisch und setzt eine Aufzeichnungspflicht voraus. Die Aufbewahrung von Einnahmeursprungsaufzeichnungen ist nicht erforderlich, wenn deren Inhalt unmittelbar nach Auszählung der Tageskasse in das in Form aneinandergereihter Tageskassenberichte geführte Kassenbuch übertragen wird.[15]
Bei der Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form ist die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle durch ein Zusammenspiel von technischen – einschl. programmierten – und organisatorischen Kontrollen sicherzustellen. Dazu gehören z. B. Erfassungskontrollen, Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, inhaltliche Plausibilitätskontrollen, automatisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern.[16]
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