Betriebsveranstaltungen: Freibetrag, abzugsfähige Kosten ... / 4.2 Aufteilung der Aufwendungen auf die Anzahl der Teilnehmer

Der Unternehmer addiert alle Aufwendungen. Die Gesamtsumme teilt er durch die Anzahl aller Teilnehmer. Liegt das Ergebnis pro Arbeitnehmer nicht über 110 EUR, handelt es sich insgesamt um lohnsteuerfreie Zuwendungen.

Es ist nicht auf die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer abzustellen. Entscheidend ist die Anzahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer.^[1]

Konsequenz: Diese Auffassung hat den Nachteil, dass sich die Steuerbelastung unbeabsichtigt erhöht, wenn wesentlich weniger Gäste zu einer Betriebsveranstaltung erscheinen als ursprünglich angemeldet waren. Denn in diesem Fall bleiben die Kosten der Feier häufig im Wesentlichen gleich, müssen aber auf weniger Personen umgerechnet werden als ursprünglich geplant, sodass der 110-EUR-Freibetrag schneller überschritten wird. Die Finanzbehörden des Bundes der Länder lehnen in diesem Zusammenhang die Einführung einer Nichtbeanstandungsregelung generell ab. Das gilt für die Cateringkosten, die sich wegen der geringeren Teilnehmerzahl nicht mindern.

Praxis-Beispiel

Prüfung des Freibetrags für die Kosten eines Betriebsausflugs

Ein Unternehmer führt einen eintägigen Betriebsausflug durch. An diesem Betriebsausflug nimmt der Unternehmer teil und seine 4 Arbeitnehmer, zu denen auch seine Ehefrau gehört. Insgesamt sind Aufwendungen von 618 EUR entstanden, die sich wie folgt zusammensetzen:

Fahrtkosten	196,00 EUR
Verpflegung und Getränke	328,00 EUR
andere Nebenkosten	94,00 EUR
insgesamt	618,00 EUR
geteilt durch 5 Teilnehmer	123,60 EUR

Die Ehefrau des Unternehmers ist Arbeitnehmer, sodass auf jeden der 4 Arbeitnehmer somit ein Betrag von 123,60 EUR entfällt. Davon sind (110 EUR × 4 =) 440 EUR lohnsteuerfrei. Die Differenz von (13,60 EUR × 4 =) 54,40 EUR ist als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu versteuern, wobei es sinnvoll ist, die pauschale Besteuerung zu wählen. Da der Betrag pro Arbeitnehmer über 110 EUR liegt, entfällt der Vorsteuerabzug.^[2] Im Gesamtbetrag ist die Vorsteuer mit 19 % enthalten. Der Unternehmer bucht wie folgt:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4140/6130	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	440,00
4145/6060	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	54,40	1200/1800	Bank	494,40

Die Aufwendungen, die auf den Unternehmer entfallen, sind ebenfalls als Betriebsausgaben abziehbar. Es ist allerdings ein anderes Konto zu verwenden.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4900/6300	Sonstige betriebliche Aufwendungen	103,87
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	19,73	1200/1800	Bank	123,60

[1] BMF, Urteil v. 29.4.2021, VI R 31/18 .

[2] siehe Abschn. "Worauf bei der Umsatzsteuer zu achten ist" .