Legen Sie dem Prüfer Unterlagen elektronischer Art in Form eines Bildträgers oder auf anderen Datenträgern vor, sind Sie verpflichtet, auf Ihre Kosten Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die es dem Prüfer ermöglichen, die Unterlagen zu lesen. Ferner kann die Finanzbehörde verlangen, dass diese Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise ausgedruckt werden oder in einer ohne Hilfsmittel lesbaren Reproduktion zur Verfügung stehen.
Grundsätzlich müssen Sie diese Unterlagen so erfassen (digitalisieren), dass sie über Ihr DV-System per Bildschirm lesbar sind. Es reicht nicht aus, diese Unterlagen auf Papier auszudrucken. Zu beachten ist auch, dass diese Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungspflicht diese Eigenschaften erfüllen müssen.
Mit BMF-Schreiben vom 28.5.2020[1] wurden dem AEAO zu § 146a einige kleine aber wichtige Details hinzugefügt. In der Tz 6.3 wird klar ausgeführt, dass die Zustimmung des Kunden anlässlich der elektronischen Bereitstellung des Belegs auch konkludent erfolgen kann. In der nachfolgenden Tz wird ausgeführt, dass eine Sichtbarmachung des elektronischen Belegs für den Kunden auf dem Bildschirm des Unternehmens nicht ausreicht. Der Kunde muss in der Lage sein, den elektronischen Beleg nach Abschluss des Vorgangs entgegennehmen zu können.
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