Rz. 20

Bei der Führung von Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind zur Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und der Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnungen (Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit) zu beachten. Der Ordnungsmäßigkeit unterliegen neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch die dafür eingesetzten Verfahren und Bereiche des DV-Systems. Sofern betriebliche Abläufe im Unternehmen in elektronischer Form (z. B. anhand von DV-Systemen) abgebildet werden, ist es daher erforderlich, dass für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden ist. Aus der Verfahrensdokumentation müssen der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein. Der Umfang der Verfahrensdokumentation richtet sich im Wesentlichen nach der Komplexität und Diversität der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie der Art des eingesetzten DV-Systems. Schließlich muss die Verfahrensdokumentation so formuliert sein, dass ein sachverständiger Dritter sie in angemessener Zeit nachprüfen kann.[1]

 

Rz. 21

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Information über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Der Steuerpflichtige muss auf Verlangen des Prüfers die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung stellen, die für das Verständnis des DV-Systems notwendig sind und die dem Prüfer einen vollständigen Überblick über das eingesetzte System ermöglichen. Dazu gehört auch ein Überblick über alle im DV-System vorhandenen Informationen, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen betreffen (z. B. Beschreibungen zu Tabellen, Feldern, Verknüpfungen und Auswertungen).[2]

[1] Vgl. BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 151.
[2] Vgl. BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 152.

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