Um Vermögensgegenstände, die im Anlagevermögen aktiviert sind, in einem einsatzfähigen Zustand zu halten, bestehende Mängel zu beseitigen und vorzubeugen, können Aufwendungen entstehen, die im Rahmen von Erhaltungsaufwendungen als Betriebsausgabe zu behandeln sind.
Wann liegen Erhaltungsaufwendungen vor?
Grundsätzlich ist bei Ersatz oder Modernisierung von einzelnen (defekten) Teilen eines Vermögensgegenstands, ohne Veränderung der eigentlichen Funktion des Gegenstands, von Erhaltungsaufwand auszugehen. Selbst bei Erhöhung des ursprünglichen Werts können die Aufwendungen als Betriebsausgabe zum Abzug kommen. Voraussetzung ist dann, dass durch die Maßnahmen lediglich eine Anpassung an den technischen Fortschritt (Stand der Technik) oder der Erhalt der Funktionsfähigkeit erreicht wird.
Führen die Aufwendungen jedoch zu einer Veränderung der ursprünglichen Wesensart oder zu einer Substanzvermehrung, liegen grundsätzlich nachträgliche Anschaffungskosten vor, die nicht mehr als Aufwand zu verbuchen sind.[1]
Neuer Stoffbezug von Sesseln
Die SitztSichGut KG hat vor vielen Jahren für ihre Besucher im Besprechungszimmer hochwertige Sessel angeschafft und unter "Geschäftsausstattung" aktiviert. Zwischenzeitlich sind die Stoffe abgewetzt und in die Jahre gekommen. Die Geschäftsleitung hat einen Polsterer beauftragt, die Sessel mit moderneren Stoffen zu beziehen. Nach Durchführung der Maßnahme entspricht die Art und Farbe der Stoffe wieder dem Geschmack der Zeit; die Sessel können wieder gemäß ihrer eigentlichen Funktion benutzt werden. Eine Veränderung der Wesensart hat nicht stattgefunden. Der Polsterer weist in seiner Rechnung über netto 2.000 EUR berechtigt 19 % Vorsteuer aus, zu deren Abzug die KG berechtigt ist. Die Rechnung wird per Banküberweisung beglichen.
Die Instandsetzungsarbeiten an den Sesseln sind nicht zu aktivieren, sondern im Aufwand unter "Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung" zu verbuchen.
Buchung des Erhaltungsaufwands
| Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 4805/6470 | Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung | 2.000 | 1200/1800 | Bank | 2.380 |
| 1576/1406 | Abziehbare Vorsteuer 19 % | 380 |
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