Rz. 6

Der vorlagepflichtige Kaufmann hat die Kosten der Lesbarmachung auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrter Unterlagen zu tragen (§ 261 HGB). Sie umfassen alle durch die Bereitstellung der technischen und personellen Hilfsmittel anfallenden Kosten. Den Kaufmann treffen auch alle Kosten, die eine erforderliche Erstellung von Ausdrucken oder ohne Hilfsmittel lesbaren Reproduktionen erzeugt. Dem Kaufmann soll die Erstellung solcher Kopien aber nur zugemutet werden, soweit sie zur Beweiserhebung erforderlich sind (§ 261 2. Hs. HGB). Der Kaufmann hat auch die Kosten zum Nachweis der Originaltreue etwaiger Kopien zu tragen.[1] Von der Kostenübernahme ist er auch nicht befreit, sofern die Vorlagepflicht nach Ablauf einer Aufbewahrungspflicht noch nicht vernichtete Unterlagen betrifft.[2] Strittig ist die Kostenübernahme bei Vorlage von Unterlagen eines Kaufmanns in strafrechtlichen Ermittlungsverfahren. Das betrifft z. B. die einem Kreditinstitut entstehenden Kosten zur Bereitstellung von Unterlagen auf Veranlassung des Gerichts in strafrechtlichen Ermittlungsverfahren.[3]

[1] Vgl. Reich/Szczesny/Voß, in Heidel/Schall, HGB Handkommentar, 2. Aufl. 2015, § 261 HGB Rn 5.
[2] A. A. Strickmann, in Bertram/Brinkmann/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, 6. Aufl. 2015, § 261 HGB Rz 7.
[3] S. m. w. N. ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 261 HGB Rz 7 ff.; Pöschke, in Staub, Großkommentar Handelsgesetzbuch, 5. Aufl., 2014, § 261 HGB Rn 10 f.

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