Benchmarking als effektives Instrument zur Leistungsstei ... / 2.2 Erfolgsfaktoren beim Benchmarking

Sicherstellen eines erfolgreichen Benchmarkings

Benchmarking kann je nach Umfang sehr ressourcen- und zeitintensiv sein. Möchte man in einem Benchmarkingprojekt nicht den Überblick verlieren und sicherstellen, dass valide Ergebnisse mit einem möglichst geringen Aufwand und in einem angemessenen Zeitrahmen vorliegen, sollten die folgenden 5 Punkte beachtet werden:

1. Klare Definition der Erwartungen an die Benchmarkinganalyse: Zu Beginn eines Benchmarkings müssen sich alle Beteiligten über das Ziel und die Erwartungen an die Benchmarkinganalyse einig sein. Insbesondere sind hierbei die Erwartungen der Sponsoren des Benchmarkings, wie beispielsweise des CFO, zu berücksichtigen.
2. Ausrichtung des Vorgehens am definierten Ziel und Umfang des Benchmarkings: Im Rahmen der Ist-Aufnahme sollten nur Information abgefragt werden, die für das definierte Analyseziel relevant sind. Sollen beispielsweise nur Mitarbeiterkapazitäten abgefragt werden, ist eine Kostenerhebung nicht durchzuführen. Eine Ist-Erhebung über den definierten Umfang hinaus erhöht den Aufwand und resultiert meistens in Unverständnis und Unzufriedenheit seitens der Befragten.
3. Vergleich mit Unternehmen mit gleichen Strukturen (Peer Groups): Um aussagekräftige Benchmarkingergebnisse zu erhalten, ist es wichtig, die eigene Controlling-Abteilung mit Controlling-Abteilungen in Unternehmen mit ähnlichen Strukturen zu vergleichen. Ebenso ist es wichtig, dass der Vergleich auf Basis gleich definierter Prozesse erfolgt. Die Verwendung eines einheitlichen Prozessmodells ist damit unabdingbar.
4. Klare Kommunikation: Eine klare und frühzeitige Kommunikation über die Ziele und den Nutzen der Benchmarkinganalyse sowie über den Zeitplan, den Umfang und die geplanten Auswertungen an alle Beteiligten und Betroffenen unterstützt die Bereitschaft zur Beteiligung am Benchmarkingprozess und erhöht die Akzeptanz der Ergebnisse in der eigenen Organisation.
5. Definition von Kennzahlen, die einfach zu erheben sind: Bei der Definition der Kennzahlen, die im Rahmen der Ist-Aufnahme erhoben werden sollen, ist darauf zu achten, dass die festgelegten Kennzahlen einfach und eindeutig zu erheben sind (und dass natürlich für diese Kennzahlen auch Vergleichswerte vorliegen).