Belege / 1.1 Dokumentation der Geschäftsvorfälle

Geschäftsvorfälle werden durch Belege schriftlich dokumentiert. Alle Aufzeichnungen in der Buchführung sind so zu belegen. Deshalb gilt der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg".^[1] Grundsätzlich ist jedes einzelne Handelsgeschäft in einem Beleg festzuhalten und aufzuzeichnen.

Auch für Bargeschäfte sind Belege grundsätzlich in vollem Umfang erforderlich. Aus diesen muss neben der Bezeichnung des Namens bzw. der Firma und der Anschrift des Geschäftspartners auch die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art der sonstigen Leistung ersichtlich sein. Verkaufen jedoch Einzelhandelsbetriebe Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen.^[2]

Über Geschäfte, die andere Unternehmen an das eigene Unternehmen ausführen, erhält der Unternehmer Rechnungen seiner Geschäftspartner. Über die von ihm ausgeführten Geschäfte stellt er selbst Rechnungen aus. Hiervon ist jeweils eine mit der Urschrift übereinstimmende Kopie zurückzubehalten.^[3]

Die Belege sind so Grundlage für die Erfassung der Handelsgeschäfte in der Buchführung. Das Prinzip "Keine Buchung ohne Beleg" ist Grundvoraussetzung für die Beweiskraft jeder Buchführung.

[1] Störk/Lewe, in Beck’scher Bilanz-Kommentar, 13. Aufl. 2022, § 238 HGB Rz. 132; ebenso BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 (GoBD), Rz. 30 und 61.

[2] BFH, Urteil v. 12.5.1966, IV 472/60, BStBl 1966 III S. 371; bestätigt durch BFH, Urteil v. 16.12.2014, X R 29/13, BFH/NV 2015, S. 790; auch AEAO zu § 146 AO Rz. 2.2.5.; s. auch Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 26, Stand: 8/2021.

[3] § 238 Abs. 2 HGB; Graf, in Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Kommentar, § 238 HGB Rz. 67, Stand: 24.10.2022.