Liegen Umsatz nicht über 600.000 EUR[1] und Gewinn nicht über 60.000 EUR[2], kann der Gewinn nach der sog. "Einnahmen-Überschuss-Rechnung" – kurz 4-3-Rechnung[3] ermittelt werden. Hier müssen nur die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sowie Entnahmen und Einlagen aufgezeichnet und ein Anlagenverzeichnis geführt werden.
Erst bei Überschreiten einer dieser Grenzen tritt die Buchführungspflicht ein. Dann sind Inventuren und Bilanzen zu erstellen.
2.1 Kassenführung
Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung müssen Kassenaufzeichnungen ab 2017 in einer bestimmten Form vorgenommen werden:
Registrierkassen ohne Speicher dürfen nicht mehr verwendet werden. Die Aufbewahrung von lediglich Tagesendsummenbons reicht für die Ordnungsmäßigkeit nicht mehr aus. Bei PC-Kassen müssen alle vom System generierten Daten einzeln aufbewahrt werden. Das gilt grundsätzlich nicht bei Verwendung einer "offenen Ladenkasse" und Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen. Diese Erleichterung gilt jedoch nicht, wenn tatsächlich Einzelaufzeichnungen geführt werden.[1]
Kassenführung bei Buchführung
Beim Kassenbuch muss eine geschlossene Kassenführung (Anfangsbestand, Zu- / Abgänge und Endbestand) gewährleistet sein.[2]
Kassenführung bei Einnahmenüberschussrechnung
- Offene Kasse: Hier müssen die Einnahmen täglich in einen Tageskassenbericht eingetragen werden. Diese Berichte sind aneinanderzureihen und ergeben so die Grundlage der Aufzeichnungen.
- PC-Kasse: Bei diesen Kassen müssen – auch bei Einnahmenüberschussrechnung – alle in die Kasse eingegebenen und von der Kasse erzeugten Daten aufgehoben werden, um die Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten.[3]
2.2 Buchführungsvorschriften
Folgende Vorschriften sind von Buchführungspflichtigen im Hinblick auf Gaststätten zu beachten:
Inventur
Zu erfassen sind verderbliche und nicht verderbliche Waren sowie auch Verpackungen z. B. für Pizzen etc.
Kasse
S.o. unter 2.1.
Lohnkonten
Beschäftigte im Gaststättengewerbe fallen unter das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung. Die diesbezüglichen Aufzeichnungspflichten sind zu beachten. Seit dem Jahr 2015 gilt das Mindestlohngesetz. Bei geringfügig Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufgezeichnet werden. Diese Unterlagen sind spätestens nach 7 Tagen zu erstellen und mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Ebenso besteht für Prüfungsunterlagen der Sozialversicherung Aufbewahrungspflicht.
Speisekarten, Rezepturen
Speise- und Getränkekarten sind grundsätzlich nicht Teil der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Ebenso die Rezepturen der Speisen und Mixgetränke. Dies gilt jedoch dann nicht, wenn sie zum Verständnis und zur Überprüfung der Buchführung oder Aufzeichnungen erforderlich sind.[1]
2.3 Aufzeichnungsvorschriften
Umsatzsteuer[1]
Auch ein 4-3-Rechner ist zur Aufbewahrung von Einzelaufzeichnungen verpflichtet
Für Zwecke der Umsatzsteuer müssen aufgezeichnet werden:
- die Entgelte für Lieferungen und Leistungen getrennt nach Umsätzen im Restaurant (19 %) und Außerhausumsätzen (7 %),
- die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage der Personalverpflegung (unentgeltliche Wertabgaben),
- die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage des Eigenverbrauchs.
- alle Einkäufe mit Vorsteuerabzug.
Einkommensteuer
Betriebseinnahmen und -ausgaben müssen so geordnet aufgezeichnet sein, dass sich das erklärte Ergebnis daraus ableiten lässt.
Kasse
S.o. unter 2.1.
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