Werden Belege in Papierform empfangen und danach bildlich erfasst (gescannt, fotografiert), ist das Ergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht wird.[1] Wird in bildlich erfassten Dokumenten zusätzlich der Text per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) für Textverarbeitungsprogramme bearbeitbar gemacht, so ist auch dieser Volltext aufzubewahren.[2] Zusätzlich ist mindestens zu dokumentieren:[3]
- wer erfassen darf,
- zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder werden soll (z. B. bei Posteingang, bei Erhalt von Reisekostenbelegen),
- welches Schriftgut erfasst wird,
- ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
- wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
- wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Mobile Geräte
Es dürfen auch mobile Geräte (z. B. Smartphones) für die bildliche Erfassung genutzt werden. Das gilt auch im Ausland.[4]
Nach dem bildlichen Erfassen dürfen die Papierbelege grundsätzlich vernichtet werden, sofern nicht steuerliche oder außersteuerliche Vorschriften einen Originalbeleg erfordern (z. B. Beurkundungen).[5]
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