Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 10 Aufzeichnungspflichten bei der Umsatzsteuer

Für die Umsatzsteuer normiert § 22 UStG eine Aufzeichnungspflicht für folgende Angaben:

Aufzeichnungspflichten für Regelversteuerer	Inhalt / Umfang der Aufzeichnungspflicht
Entgelte (= Betrag ohne Umsatzsteuer) aus Bareinnahmen und Rechnungen[1], auch für Anzahlungen[2]	nach Steuersätzen getrennt, steuerfreie Umsätze extra, Optionsumsätze nach § 9 UStG extra
Bemessungsgrundlage[3] für Privatentnahmen und private Nutzungen[4]	nach Steuersätzen getrennt, steuerfreie Umsätze extra
Bemessungsgrundlage für die Einfuhr[5]	Bemessungsgrundlage und entstandene Einfuhrumsatzsteuer
Bemessungsgrundlage für den innergemeinschaftlichen Erwerb[6]	Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer

Tab. 16: Aufzeichnungspflichten bei der Umsatzsteuer

Praxis-Tipp

Erleichterte Trennung der Entgelte

§ 63 Abs. 4 UStDV erleichtert u. U. die Trennung der Entgelte. Dies ist dann möglich, wenn wegen Art und Umfang des Geschäfts eine Trennung nicht zumutbar ist und das Finanzamt einem entsprechenden Antrag entsprochen hat.

Die Erleichterung besteht darin, dass zunächst alle Einnahmen (mit 19 % und 7 % Umsatzsteuer) ohne Einzeltrennung aufgezeichnet bzw. gebucht werden. Erst am Ende der Abrechnungsperiode wird mittels der Wareneinkäufe und der jeweiligen Rohaufschläge die Aufteilung des Umsatzes vorgenommen.

In Frage kann die erleichterte Trennung der Entgelte beispielsweise bei einem Lebensmitteleinzelhändler oder einem Buchhändler kommen.

Praxis-Beispiel

Erleichterte Trennung der Entgelte

Buchhändler B kalkuliert zur Ermittlung seiner Verkaufspreise mit einem Aufschlagsatz von 25 % auf seine Wareneinkäufe. Im Januar hat er Waren für 40.000 EUR bezogen. Zu Beginn des Monats hatte er noch Ware im Wert von 1.500 EUR vorrätig, am Ende des Monats im Wert von 500 EUR. Einkauf und Verkauf dieser Waren unterliegen dem Umsatzsteuersatz von 7 %.

Lösung:

Von den im Januar erzielten Erlösen entfallen auf die Umsätze zu 7 %:

Wareneinkauf	40.000 EUR
zuzügl. Bestand zu Beginn	1.500 EUR
abzügl. Bestand am Ende	500 EUR
Verbrauch	41.000 EUR
zuzügl. 25 % Aufschlag	10.250 EUR
Entgelt / Erlöse	51.250 EUR

[1] § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG.

[2] § 22 Abs. 2 Nr. 2 UStG.

[3] § 10 Abs. 4 UStG.

[4] § 22 Abs. 2 Nr. 3 UStG.

[5] § 22 Abs. 2 Nr. 6 UStG.

[6] § 22 Abs. 2 Nr. 7 UStG.

10.1 Aufzeichnungspflichten für Regelversteuerer bzgl. Vorsteuer

Aufzeichnungspflichten für Regelversteuerer bei der Vorsteuer[1]
Was aufzuzeichnen ist	In welcher Art aufzuzeichnen ist
Entgelte aus Eingangsrechnungen und Anzahlungen	Entgelte und Umsatzsteuer
Bemessungsgrundlage für die Einfuhrumsatzsteuer	Bemessungsgrundlage und Einfuhrumsatzsteuer
Bemessungsgrundlagen für Ausschlussumsätze bei teilweisem Ausschluss vom Vorsteuerabzug[2]	Höhe der Ausschlussumsätze[3] sowie Zuordung der Vorsteuerbeträge zu Abzugs- und Ausschlußumsätzen
Berechnungsgrundlagen zur Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG[4]	Aufwendungen für das Berichtigungsobjekt, Zeitpunkt der erstmaligen Verwendung, Verwendungsdauer und Abzugssatz für die Vorsteuer[5]

Tab. 17: Aufzeichnungspflichten bei der Vorsteuer

Hinweis

Aufzeichnungspflichten bei Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen

BIs 31.12.2022 war ein Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen zulässig, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht über 61.356 EUR lag.^[6] In diesem Fall war dann keine getrennte Aufzeichnung der Bemessungsgrundlagen aus Eingangsrechnungen, Anzahlungen und Einfuhren nötig.

Die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug nach Durchschnittssätzen zu berechnen, ist seit 1.1.2023 entfallen.

[1] § 22 Abs. 1 UStG.

[2] § 22 Abs. 3 Satz 2 und Satz 3 UStG.

[3] § 15 Abs. 2 UStG.

[4] § 22 Abs. 4 UStG.

[5] Abschn. 15a.12 UStAE.

[6] § 69, § 70 UStDV.

10.2 Erleichterungen bei sog. "Kleinbetragsrechnungen"

Eine sog. "Kleinbetragsrechnung" liegt vor, wenn der Rechnungsbetrag nicht über 250 EUR liegt. Hier ist es ausreichend, das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe auszuweisen; der Steuersatz muss angegeben sein.^[1]

[1] § 33 UStDV.

10.3 Elektronische Rechnungen: Auch ohne Signatur Vorsteuerabzug möglich

Auch elektronische Rechnungen ohne digitale Signatur berechtigen zum Vorsteuerabzug, sofern die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung mit einem nachvollziehbaren Verfahren sichergestellt ist.^[1] Der nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) notwendige Buchungsvermerk darf nicht so angebracht werden, dass die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands nicht mehr gewährleistet ist, d. h. die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern.^[2]

[1] § 14 Abs. 1 Satz 5 und Satz 6 UStG.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 123.

10.4 Kleinunternehmer haben keinen Vorsteuerabzug

Sofern die Betriebseinnahmen zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 EUR nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen werden, liegt ein sog. "Kleinunternehmer" vor^[1]. Die Regelversteuerung greift nicht. In der Folge ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich und die Umsätze unterliegen nicht der Umsatzsteuer.

Was ist aufzuzeichnen?[2]	Wie ist aufzuzeichnen?
Einnahmen	Buchführung oder Liste
Pr...