Aufzeichnungspflicht und Geschäftsprüfung der Lohnsteuerhilfevereine

Gleichlautende Ländererlasse vom 13.5.2022

Diese Erlasse treten mit Veröffentlichung im Bundessteuerblatt Teil I an die Stelle der Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder vom 31. Mai 1990 (BStBl 1990 I S. 253).

Nach § 22 Absatz 1 und 7 Steuerberatungsgesetz (StBerG) haben Lohnsteuerhilfevereine innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Geschäftsjahres eine Geschäftsprüfung vorzunehmen. Der Geschäftsprüfer oder die Geschäftsprüferin hat dem Vorstand des Lohnsteuerhilfevereins unverzüglich schriftlich über das Ergebnis der Prüfung zu berichten (§ 22 Absatz 6 StBerG). Eine Abschrift des vollständigen Prüfungsberichts ist innerhalb eines Monats nach dessen Erhalt der zuständigen Aufsichtsbehörde zuzuleiten. Außerdem hat der Lohnsteuerhilfeverein den wesentlichen Inhalt der Prüfungsfeststellungen den Mitgliedern innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt des Prüfungsberichts schriftlich bekanntzugeben.

Zum Umfang der Geschäftsprüfung und zum Inhalt des Prüfungsberichts sowie zur Bestellung der Geschäftsprüfer bzw. Geschäftsprüferinnen und zum wesentlichen Inhalt der den Mitgliedern bekanntzugebenden Prüfungsfeststellungen ist Folgendes zu beachten:

1. Schwerpunkte der Prüfung und Inhalt des Prüfungsberichts

Lohnsteuerhilfevereine sind Selbsthilfeeinrichtungen von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen zur unentgeltlichen Hilfeleistung in Steuersachen für ihre Mitglieder. Die jährliche Geschäftsprüfung und die damit verbundene Aufsicht durch die zuständige Aufsichtsbehörde sollen sicherstellen, dass dies erreicht wird. Das erfordert innerhalb des gesetzlichen Prüfungsrahmens insbesondere Feststellungen bzw. Berichtsausführungen zu folgenden Punkten:

1.1 Vermögensübersicht

Die vom Verein zu fertigende Vermögensübersicht (§ 21 Absatz 3 StBerG) ist zu prüfen. Das wesentliche Ergebnis ist im Bericht – unter Beifügung der Übersicht – wiederzugeben. Der Prüfer oder die Prüferin hat sich von der Richtigkeit der Angaben über den Kassenbestand und die Bestände an sonstigen Vermögenswerten zu überzeugen (§ 22 Absatz 4 StBerG). Der Bericht muss mindestens das Ergebnis der Kassenprüfung (Prüfung des buchmäßigen und tatsächlichen Kassenbestandes) wiedergeben.

1.2 Gewinn und Verlustrechnung

Die Belege und Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben sind auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Im Bericht ist die Art der geprüften Unterlagen anzugeben.

Der Geschäftsprüfungsbericht muss eine Übersicht über die Einnahmen (insbesondere Mitgliedsbeiträge) und Ausgaben enthalten.

Die Ausgaben sind aufzugliedern und, soweit wegen ihrer Notwendigkeit und Angemessenheit Zweifel bestehen, näher zu erläutern.

Für einzelne Mitglieder empfangene Beträge sind getrennt zu erfassen und gesondert zu verwalten (§ 21 Absatz 2 StBerG). Die Abwicklung dieser Fälle ist im Bericht näher darzustellen.

1.3 Gehälter und Vergütungen

Die Personalkosten sind aufzugliedern. Es ist festzuhalten, welche Beträge die Mitglieder der Vereinsorgane, deren Angehörige und die Beratungsstellenleiter bzw. die Beratungsstellenleiterinnen erhalten haben und auf welcher Rechtsgrundlage die Zahlungen beruhen.

Bei der Überprüfung der Geschäftsführung ist darauf zu achten, ob bei der Zahlung der Gehälter und Beträge an das Beratungspersonal sowie an die Vereinsorgane die für eine Selbsthilfeeinrichtung geltenden Grundsätze eingehalten worden sind. Der Prüfungsbericht muss Ausführungen zur Angemessenheit der gezahlten Gehälter und Vergütungen enthalten. Insbesondere soll ausgeführt werden, welche konkreten Prüfungsmaßnahmen zu dem Ergebnis der angemessenen oder der nicht angemessenen Gehälter und Vergütungen führten.

1.4 Mitgliedsbeitrag

Maßgebend für die Bemessung des Beitrags sind allein die mit der Tätigkeit des Vereins zwangsläufig verbundenen Kosten (Kostendeckungsprinzip). Der Mitgliedsbeitrag darf kein verdecktes Leistungsentgelt darstellen oder (missbräuchlich) dazu dienen, unangemessene Vergütungen oder Gehälter zu zahlen. Bei der Erhebung des Mitgliedsbeitrags sind die gleichlautenden Ländererlasse vom 10.11.2011, BStBl 2011 I S. 1086, zu beachten.

Es ist festzustellen, ob neben dem Mitgliedsbeitrag besondere Entgelte erhoben wurden (§ 14 Absatz 1 Nummer 5 StBerG) und ob die Erhebung der Mitgliedsbeiträge den Bestimmungen der Satzung und der Beitragsordnung entspricht.

Es ist demnach insbesondere zu prüfen und darzustellen,

• ob der Mitgliedsbeitrag, unabhängig von der Inanspruchnahme der Leistung des Vereins, regelmäßig (jährlich) erhoben wurde;
• ob mehrere Mitgliedsbeiträge verlangt wurden, wenn der Verein in einem Jahr mehrere Steuererklärungen zu erstellen hatte; ein gewisser Ausgleich in der Beitragslast ist jedoch zulässig, wenn ein Mitglied erst bei aufgestautem Beratungsbedarf dem Verein beitritt (vgl. BFH-Urteil vom 26.10.2010, VII R 23/09, BStBl 2011 II S. 188);
• welche Maßnahmen im Falle der nicht fristgemäßen oder ausbleibenden Zahlung des Mitgliedsbeitrags vom Verein getroffen wurden;
• ob der Mitgliedsbeitrag zu dem in der Satzung oder Beitragsordnung bes...